- Anzeige -


Sie sind hier: Startseite » Markt » Tipps und Hinweise

E-Invoicing 2.0: Rechnungsabwicklung in der Cloud


In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen
Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen

- Anzeigen -





Digitalisierte Geschäftsprozesse gehören schon lange zur Normalität in allen Bereichen der Unternehmenswelt. Auch einer der wichtigsten Arbeitsabläufe – die Rechnungsabwicklung – verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein und findet seinen neuen Platz in der Cloud. Ganz neue Anreize zur Umstellung und Modernisierung kamen nun aus dem Europäischen Parlament: Ab dem 27. November dieses Jahres greift die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) und verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie "ZUGFeRD" oder "XRechnungen".

"Da dieses Gesetz allerdings auch die Dienstleister und Zulieferer der genannten Institutionen betrifft, muss sich auch der Rest des Marktes anpassen", so Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. "Fortschritte in diesem Bereich erbringen in den nächsten Monaten deutliche Marktvorteile." Zusammen mit dem Software-Entwickler für Intelligent Document Technology und Enterprise Information Management BCT Deutschland GmbH präsentiert exapture eine Software-Lösung für den reibungslosen Übergang von analogen zu digitalen Workflows in der Rechnungsverarbeitung – und das Cloud-basiert.

Angst vor Neuem besiegen
Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen. Dennoch ergab eine Umfrage vom Fraunhofer Institut und Comarch aus dem Jahr 2019, dass ausschließlich knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. "Als Hauptgrund lässt sich eine elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien herausstellen", weiß Rudolph. "Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem sich viele Mitarbeiter, aber auch Entscheider nicht bereit zeigen."

70 Prozent geben genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an, jeder Zweite fürchtet Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur. "Intelligent Document Technology Systeme allerdings lassen sich viel besser mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware verbinden als bekannt. Sie sind auf Adaption ausgelegt", erklärt Rudolph. "Zudem besteht die Möglichkeit, dieses Problem komplett zu umgehen – durch Auslagerung in eine Cloud." Separate Behandlung der Rechnungsabwicklung beschränkt die Implementierung im existierenden System auf einige wenige Kontaktpunkte, wodurch die gesamte Umstellung deutlich schneller vonstatten geht.

Input zu verwalten
In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen. "Dabei erweist sich Vielseitigkeit als notwendig", ergänzt Khaled Daftari, Partner Manager für die DACH-Region bei BCT. "Es lassen sich Daten aus jeglichen Dokumenten, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert herausnehmen." Dadurch, dass so eine Vielzahl zeitaufwändiger, manueller Prozesse entfällt, gestaltet sich der gesamte Arbeitsablauf deutlich effizienter. Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen. In einem solchen Fall kommt die scan2data-Lösung von exapture ins Spiel. "Mithilfe eines Scanners lassen sich die Informationen von einer Rechnung auf Papier extrahieren und in dynamische Daten umwandeln", erläutert der Experte. "Dies bietet große Vorteile gegenüber einer klassischen Hardcopy: Alle relevanten Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden."

So entsteht eine Zentralisierung der wichtigsten Informationen und eine einheitliche, ERechV-konforme Strukturierung selbiger – inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierter Verfahren. Das Zusammenspiel beider Lösungen deckt somit das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündelt sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort.

Von Schneckenpost zu High-Speed-Data
Zugriff, Bearbeitung und Versendung in Echtzeit spielen im digitalen Zeitalter eine immer prominentere Rolle – diese Entwicklung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Frei nach dem Motto "Zeit ist Geld" setzen Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf schnelle Prozesse. Doch die Vorteile von E-Invoicing enden natürlich nicht an dieser Stelle, weiß auch Myrko Rudolph: "Alleine die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweist sich als enorm. Zudem steigert sich die Effizienz, sowohl der Rechnungsprozesse als auch aller davon abhängigen Schritte."

Auch die Fehleranfälligkeit schrumpft auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung lassen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Von den Behörden geforderte Konformität wird ausnahmslos eingehalten und die Prozesse finden auf Grundlage der neusten Datenschutzrichtlinien statt. "Die Zeit der unübersichtlichen Aktenstapel ist endgültig abgelaufen", meint Rudolph. "Einfache Implementierung, unzählige Vorteile und nicht zuletzt die Möglichkeit, auf effiziente Art und Weise zu digitalisieren, prägen die Zukunft nicht nur der Rechnungs-, sondern der gesamten Dokumentenverwaltung in der Cloud – und wer bei dieser Entwicklung nicht Schritt hält, bleibt auf der Strecke." (exapture: ra)

eingetragen: 09.09.20
Newsletterlauf: 19.10.20

exapture: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -





Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>



Meldungen: Tipps und Hinweise

  • In fünf Schritten Richtung Hyperskalierbarkeit

    Der IT-Dienstleister Syntax hat einen Leitfaden veröffentlicht, der Unternehmen den erfolgreichen Weg in die Public Cloud weist. Dafür definiert Syntax fünf elementare Aspekte, die CEOs, CIOs und Entscheider beachten sollten, wenn sie ihre IT ganz oder teilweise über einen der Public Cloud Hyperscaler, wie AWS oder Microsoft Azure, betreiben wollen. Die Frage nach der Zukunft des IT-Betriebs steht bei vielen Unternehmen derzeit weit oben auf der Prioritätenliste. Die Public Cloud ist inzwischen zu einem ernst zu nehmenden Modell avanciert - auch für unternehmenskritische Daten. Die Migration von Daten und Workloads in die Cloud ist allerdings kein Projekt auf Knopfdruck, sondern erfordert eine intensive und individuelle Herangehensweise.

  • Dokumentenprozesse im HR-Bereich

    Überfüllte Papierarchive, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Unterlagen-Recherche - ist das nicht Schnee von gestern? Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig, doch obwohl rund die Hälfte der Unternehmen Lösungen für digitales Dokumentenmanagement einsetzt, verarbeiten insbesondere die Personalabteilungen Dokumente nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting, Modern Workplace und Homeoffice wird es nun immer schwieriger, den Mix aus eingehenden Digital- und Papierdokumenten zu beherrschen. Unterstützung bieten hier ECM/DMS-Lösungen, die mit Prozessen für das rechtskonforme, digitalisierte Verwalten und Bearbeiten mitarbeiterbezogener Dokumente ausgestattet sind - beim Bewerbungsprozess, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation, im Talentmanagement, etc. Tina Bohlmann, Expertin für den Bereich "Digitale Personalakten" bei Kendox, beleuchtet wichtige Erfolgsfaktoren zur Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HR-Bereich und gibt Praxis-Tipps für die Umsetzung.

  • Managed Security Services: Strategische Vorteile

    Für viele Unternehmen ist IT-Security ein Balanceakt zwischen der sorgfältigen Priorisierung von Sicherheitsanforderungen und Budget-Restriktionen. Einige Organisationen konzentrieren sich auf Advanced Threat Protection, um die Flut an Cyberangriffen zu bekämpfen, für andere sind Applikationssicherheit und das Testen von Anwendungen gesetzliche Anforderung und daher kaum verhandelbar. Zudem hat der Anstieg von Bring-Your-Own-Device (BYOD) die Angriffsfläche für Cyberkriminelle enorm vergrößert, und der Schutz vor Datenlecks ist stets ein Hauptanliegen von Unternehmen und muss angemessen berücksichtigt werden.

  • Auswahl einer Cloud-Data-Warehouse-Lösung

    Die Cloud bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und sorgt auch im Bereich Data Warehousing für hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Da es mittlerweile notwendig ist, Daten aus einer Vielzahl sich ständig weiterentwickelnden Datenquellen effizient zusammenzuführen und sie auf einfache Weise einem immer breiteren Kreis an Entscheidungsträgern zugänglich zu machen, haben deshalb viele Data-Warehousing-Teams begonnen, ihre Data-Warehouse-Bemühungen auf die Cloud umzustellen. Ein Cloud Data Warehouse ist ein Datenbankservice, der online von einem Public-Cloud-Anbieter gehostet wird. Es verfügt über die Funktionalität einer On-Premises-Datenbank, wird jedoch von einer Drittpartei verwaltet, kann per Fernzugriff aufgerufen werden, und sein Speicher und seine Rechenleistung können bei Bedarf sofort verkleinert oder erweitert werden.

  • Security-as-a-Service-Modelle auf dem Markt

    Für viele Unternehmen ist IT-Security ein Balanceakt zwischen der sorgfältigen Priorisierung von Sicherheitsanforderungen und Budget-Restriktionen. Einige Organisationen konzentrieren sich auf Advanced Threat Protection, um die Flut an Cyberangriffen zu bekämpfen, für andere sind Applikationssicherheit und das Testen von Anwendungen gesetzliche Anforderung und daher kaum verhandelbar. Zudem hat der Anstieg von Bring-Your-Own-Device (BYOD) die Angriffsfläche für Cyberkriminelle enorm vergrößert, und der Schutz vor Datenlecks ist stets ein Hauptanliegen von Unternehmen und muss angemessen berücksichtigt werden.

  • Disaster Recovery in die Cloud verschieben

    Jede Zeit setzt ihre Standards. Im letzten Jahrzehnt hat sich die Nutzung eines kompletten Backup-Rechenzentrums zum Standard entwickelt. Um die IT ihres Unternehmens jederzeit aufrecht erhalten zu können, duplizieren fortschrittliche Organisationen ihr Rechenzentrum an einem zweiten Standort, spiegeln ihre Daten und aktive Applikationen synchron über einen Stretched Cluster. Dieser Aufbau ist zwar teuer und aufwändig, aber er soll garantieren, dass keine Daten verloren gehen. Sogar bei einem Totalausfall des Hauptrechenzentrums soll die IT eines Unternehmens einsatzfähig bleiben. Im Zeitalter der Cloud kann man diesen Standard jedoch infrage stellen: Mehr und mehr Unternehmen entdecken die Möglichkeiten der Cloud, um ihre Rechenzentren abzusichern. Bedeutet dies über kurz oder lang das Ende des physischen Backup-Rechenzentrums?

  • Kostenoptimierung in der Cloud hat viele Facetten

    McKinsey empfiehlt Unternehmen in seinen Einschätzungen zur Corona-Pandemie, fünf Stadien zu beachten. Beispielsweise ging es im ersten Stadium darum, die unmittelbaren Herausforderungen zu meistern, Business Continuity zu erreichen und Mitarbeitern Remote Access für sicheres Arbeiten von zuhause zur Verfügung zu stellen. In der zweiten Phase steht der Aufbau von Resilienz im Vordergrund. Dazu gehört unter anderem eine gute Cost Governance, die keine Abteilung vernachlässigen darf. Auch wenn die IT im Zuge der Migration in die Cloud schon große Einsparungen erzielt hat, ist deshalb spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, genauer hinzuschauen und Kostenoptimierung der Systeme in der Cloud zu betreiben. Einige Maßnahmen für auf AWS EC2 laufende Lösungen sollen hier kurz beschrieben werden.

  • Konzept der projektgesteuerten Lieferkette

    Corona-Pandemie, Lockdown, massive Veränderung der Güternachfrage: Weltweit waren Lieferketten im Jahr 2020 einem beispiellosen Stresstest ausgesetzt. Und eine Rückkehr zur völligen Normalität steht nach wie vor aus. Oracle nimmt die fortbestehende Unwägbarkeit zum Anlass, Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik einen Leitfaden zum Aufbau widerstandsfähigerer Lieferketten zu präsentieren. Ziel ist es, Lieferunterbrechungen, Marktvolatilität sowie die sich ändernden globalen Handelsstrukturen und Kundenerwartungen zu meistern. Dadurch wird eine Basis geschaffen, um die Kontinuität des eigenen Geschäftsmodells sicherzustellen. Widerstandsfähigere Lieferketten aufzubauen, die auf Wachstum ausgerichtet sind, erfordert leistungsfähige Planungs- und Managementlösungen. Sie unterstützen Anwender dabei, die Effizienz der unternehmensweiten Abläufe zu verbessern, eine größere Voraussicht in Bezug auf Angebot und Nachfrage in ihren Netzwerken zu gewinnen und ihren Kunden einen verbesserten Service zu bieten. Zum anderen ist es ratsam, eine umfassende Strategie zu entwickeln, um die operativen Prozesse im Unternehmen mit IT-basierten Supply Chain Management zu synchronisieren. Die folgenden fünf Punkte geben Orientierung.

  • Vor der Cloud-Migration gibt es viel zu bedenken

    Immer mehr Unternehmen bieten Software an. Waren es früher fast ausschließlich Software-Firmen, ist Software heute auch beispielsweise für Autobauer, Maschinenbauer, Sportartikelhersteller und Unternehmen aus vielen weiteren Branchen ein elementarer Teil des Geschäfts. Insbesondere bei Maschinen wird der Software-Anteil immer wichtiger. Von den verschiedenen Möglichkeiten, Software auszuliefern, kristallisiert sich Software-as-a-Service (SaaS), gehostet in einer Public Cloud wie AWS, als Ideallösung heraus - aus mehreren Gründen, die aber auf alle Branchen zutreffen.

  • Zugriff auf Cloud-Anwendungen

    Die Cloud ist dank ihrer Flexibilität und Kapazität im Vergleich zu herkömmlichen Rechen- und Speichermethoden mittlerweile ein wichtiges Standbein für viele Unternehmen geworden. Doch wie bei herkömmlichen Speicher- und File-Sharing-Methoden entstehen auch durch die Cloud spezifische Datensicherheitsprobleme. Ein pragmatischer, datenzentrierter Ansatz kann den Weg in die Wolke jedoch übersichtlich umsetzbar machen. Im Folgenden ein 7-stufiges Framework für ein effektives Cloud-Security-Programm. Cloud-Anwendungen befinden sich außerhalb der IT-Umgebung eines Unternehmens und damit auch außerhalb des Schutzes, den viele netzwerk- oder perimeterbasierte Sicherheitstechnologien bieten. Bevor Unternehmen Cloud-Services nutzen, ist es wichtig, die Geräte zu sichern, die für den Zugriff auf die Cloud verwendet werden. Diese Endpunkte sollten durch Sicherheitstechnologien wie Data Loss Prevention (DLP) mit Kontrollen für die Datenexfiltration, End-to-End-Verschlüsselung und den sicheren Zugriff geschützt werden. Auf diese Weise wird der unbefugte Upload sensibler Daten in die Cloud verhindert und sichergestellt, dass Daten vor dem Hochladen verschlüsselt werden.