- Anzeige -


Sie sind hier: Startseite » Fachartikel » Grundlagen

Rechnungslogistik als SaaS-Variante


Software-as-a-Service für Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesen
Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 10 Euro liegen


Autor Raimund Schlotmann:
Autor Raimund Schlotmann: Rechnungswesen: SaaS-Konzepte lässt sich Anspruch realisieren, Bild: Itella Information

Von Raimund Schlotmann *

(24.03.10) - On demand-Services sind beliebt, und das schon lange. Nun erkennen Unternehmen zunehmend auch die Software-as-a-Service (SaaS)-Eignung für Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesen, denn Realität ist: die Kosten für eine intern verarbeitete Rechnung sind hoch; höher als so mancher denken mag.

Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen nach Angaben des Beratungsdienstleiters Billentis rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs stellt daher einen erheblichen Kostenfaktor für die Unternehmen dar, der häufig jedoch als wenig beachteter Prozess unternehmensintern eher ineffizient abgewickelt wird. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten.

Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass beispielsweise die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 10 Euro liegen. Ein oft noch untertriebener Wert, der durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister schnell gesenkt werden kann. Denn die eher heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik lassen sich effektiver und standardisierter gestalten. Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Auslagerung an einen Partner. Dieser verarbeitet Rechnungsinformationen im Posteingang wie -ausgang on demand, ohne dass Investitionen in Personal, Soft- oder Hardware nötig sind.

Dass sich der Software-as-a-Service (SaaS)-Ansatz rechnet, belegt auch eine aktuelle Studie der Trovarit AG und des FIR e.V. (RWTH Aachen). Demnach sind über 40 Prozent der Befragten der Ansicht, dass sich gerade die Finanzbuchhaltung und das Rechnungswesen für den Einsatz von SaaS-Lösungen anbieten.

Der Rechnungsausgang
In den meisten Unternehmen läuft der Prozess in der Debitorenbuchhaltung noch sehr klassisch ab: Rechnungen werden im Fakturierungssystem erstellt und dann intern gedruckt, kuvertiert und verschickt. Ein zeitraubender Prozess insbesondere in Anbetracht der nötigen Disposition von z.B. Materialien, Vorlagen und Personal. Werden dann parallel noch elektronische Versandwege abgedeckt, muss nicht nur der Prozess gesplittet und das Personal entsprechend geschult werden, Unternehmen müssen auch zusätzliche IT-Infrastruktur vorhalten und sich um Themen wie die elektronische Signatur kümmern.

Viel einfacher ist es da, den gesamten Rechnungs-Output über eine zentrale Schnittstelle direkt aus dem Fakturierungssystem an die On-demand-Plattform eines Dienstleisters zu übergeben. Dieser bereitet alle Rohdaten auf, fasst für den Postversand zunächst empfängergleiche Dokumente Kosten sparend zu einer Sendung zusammen und druckt die Rechnungen in einem vollstandardisierten Prozess inklusive farbigem Firmenlogo und/oder Beilagen aus. Das Gesamtvolumen – auch durch andere Kunden – beim Dienstleister eröffnet Unternehmen Skaleneffekte sowie Portorabatte bei der Deutschen Post und anderen Postzustellern.

Neben den Einsparungen durch die Effektivitätssteigerung in Erstellung und Versand postalischer Rechnungen, bietet im nächsten Schritt vor allem der Bereich der elektronischen Rechnungen große Potenziale. Erhebliche Vorteile lassen sich kurzfristig durch den Wegfall des Portos und auch der Druck- und Kuvertierprozesse erzielen, langfristig wirksame Effekte aber vor allem bei den Prozesskosten. So reduziert der Einsatz elektronischer Prozesse die möglichen Fehlerquellen bei der manuellen Verarbeitung. Gleichzeitig werden sie erheblich beschleunigt. So verkürzt sich je nach Abrechnungsmodalitäten die Durchlaufzeit bis zur Zahlung durchschnittlich um zwei Tage.

Die Umstellung auf digitale Versandkanäle muss allerdings immer schrittweise erfolgen, denn Papierrechnungen lassen sich nicht von einem Tag auf den anderen abschaffen. Auch hier bietet sich daher ein on demand-Modell eines Dienstleisters an, da so in der Übergangsphase von Papier- zu e-Prozessen keine Fixkosten für Personal, Drucker- oder Kuvertiermaschinen entstehen. Der Versender profitiert direkt von der vollen Kostenersparnis, egal welcher Anteil der Rechnungen elektronisch oder in Papierform versandt wird. Bedient das Unternehmen beide Versandkanäle mit internen Ressourcen, würden die Stückkosten für Druck- und Versandinfrastruktur im Zuge der Einführung von e-Rechnungen unweigerlich in die Höhe schnellen, denn die Auslastung von Mensch und Maschine sinkt kontinuierlich mit zunehmender Etablierung der e-Rechnung.

Ein Dienstleister variabilisiert diese Kosten und das Unternehmen spart ab der ersten Rechnung. Die gewünschte Versandart kann jederzeit individuell angepasst und – wenn nötig – kurzfristig geändert werden. Die Abrechnung der Dienstleistung erfolgt jeweils nach Volumen. Beziehen lässt sich die Lösung über Dienstleister nach dem SaaS-Prinzip – Mehrwertdienste, technische Innovation und Best-Practice-Lösungen inbegriffen.

Der Rechnungseingang
Der Rechnungseingang verursacht einen besonders hohen administrativen Aufwand. Betrachtet man die gesamten Prozesskosten einer Geschäftsrechnung fallen nur knapp 20 Prozent davon beim Rechnungsversender an. Der Rechnungsempfänger dagegen trägt über 80 Prozent. Wie reduzieren Sie Ihren Aufwand in der Rechnungseingangsbearbeitung? Eine Antwort auf diese Frage liefert die Ausgliederung des Rechnungseingangs. Der Dienstleister nimmt über dieselbe On demand- Plattform, die auch den Rechnungsausgang bedient, alle Eingangsrechnung formatunabhängig entgegen und bündelt diese: Papierrechnungen werden eingescannt, mit Optical Character Recognition (OCR) intelligent ausgelesen und die Ergebnisse anschließend professionell verifiziert.

Hierbei profitieren die Nutzer nicht nur von einer ständig auf dem neuesten Stand befindlichen Infrastruktur, sondern auch dem Know-how des Dienstleisters in der Massenabwicklung von Rechnungen. Über einen erfahrenen Provider lassen sich Erkennungsraten von über 99 Prozent erreichen, ohne dass qualifizierte Buchhalter ihre wertvolle Zeit auf Erfassung und Korrektur von Rechnungsdaten verwenden müssten. Beim internen Digitalisieren dagegen wären Erkennungsraten von 60-65 Prozent nach Angaben der Unternehmensberatung PriceWaterhouseCoopers bereits ein sehr gutes Ergebnis – mit der entsprechend teuren Nacherfassung. Die erfahrenen Spezialisten des Dienstleisters übernehmen diesen zwingend notwendigen Schritt besonders effizient. Denn nur über abgesicherte, bewährte Nearshoring-Konzepte eines Dienstleisters lassen sich die diesbezüglichen Kosten wirklich kontrollieren.

Elektronische Rechnungen der Lieferanten werden ebenfalls zentral entgegengenommen. Die Rechnungen liegen im Folgenden in einem einheitlichen Datenformat vor und können wahlweise direkt an beliebige Systeme im Unternehmen übergeben werden. Ganzheitliche SaaS-Konzepte beinhalten darüber hinaus den automatisierten Abgleich der Daten mit Bestellungen und Wareneingang und die automatisierte Verbuchung (Drei-Wege-Matching) und/oder einen Umlauf- und Freigabeprozess über On demand-Workflows. Gerade wenn ein Unternehmen eine hohe Durchbuchungsrate durch Drei-Wege-Matching anstrebt, bietet sich die Nutzung eines Workflow-Systems im SaaS-Betrieb an, um sich nicht langfristig an teure Software zu binden, die eigentlich nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommt und mittelfristig abgelöst werden soll.

Zusätzlich kann ein Dienstleister mit Erfahrung seine Kunden dabei unterstützen, möglichst viele Lieferanten von den Vorzügen elektronischer Rechnungen zu überzeugen, um so die Kosten rasch weiter zu reduzieren. Unternehmen optimieren so sofort die gesamte Prozesskette vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur Zahlung und reduzieren so ihre Bearbeitungs-Kosten um bis zu 50 Prozent.

Fazit
Nicht nur die Potenziale einer optimierten Rechnungslogistik sind erheblich, sondern auch die Herausforderungen in der Umsetzung eines effizienten Konzepts. Warum sollte ein Unternehmen heute in Scanner, Drucker, Workflow-Systeme oder ähnliches investieren, wenn diese schon morgen nicht mehr eingesetzt werden sollen? Warum dagegen heute bereits Systeme vorhalten, die erst morgen in vollem Umfang nötig werden?

Während heutige Papierprozesse zunächst aus praktischen Gesichtspunkten im Vordergrund der Betrachtung stehen müssen, liegen die mittel- und langfristigen Ziele in der maximalen Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Der Flexibilität und Skalierbarkeit der gewählten Lösung kommt daher mittelfristig mindestens dieselbe Bedeutung bei wie der kurzfristigen Höhe der erzielten Kostenreduzierung. Nur über SaaS-Konzepte, die die einzelnen Module dieser Lösung von Anfang an bereitstellen, deren Nutzung jedoch vollständig skalierbar und flexibel anbieten, lässt sich dieser Anspruch tatsächlich realisieren. (Itella Information: ra)

* Raimund Schlotmann ist Geschäftsführer des Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleisters Itella Information GmbH

Itella Information: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -





Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>



Meldungen: Grundlagen

  • Neue Datenverkehrsmuster im Entstehen

    Der rasante technologische Wandel und die damit verbundene Disruption von Geschäftsmodellen führen dazu, dass multinationale Konzerne in ihren wichtigsten Märkten zunehmend agiler auftreten müssen. Jedoch fällt es ihnen aufgrund des expansiven Wachstums ihrer IT-Ökosysteme schwer, wirklich agil zu operieren - insbesondere dann, wenn sie durch eine veraltete IT-Infrastruktur ausgebremst werden. Cloud-Deployments und die massive Zunahme von Anwendungen und Endgeräten erhöhen den Druck auf die Verantwortlichen, die IT-Landschaft zu modernisieren.

  • Kontrolle über SaaS-Anwendungen behalten

    Wer Software-Ausgaben unter Kontrolle bringen will, braucht ein intelligentes Software Management. Daran hat auch Software-as-a-Service (SaaS) nichts geändert. Ganz im Gegenteil: Schatten-IT und Shelfware zählen zu den größten Kostenfallen bei Cloud-basierten Anwendungen. Durchschnittlich kommen in Unternehmen 15x mehr SaaS-Anwendungen zum Einsatz als auf offizieller Seite bekannt ist. Der Grund für die Schatten-IT ist leicht nachzuvollziehen: Für Mitarbeiter ist es sehr einfach Anwendungen über die Cloud zu abonnieren. Kreditkarte und E-Mail-Adresse reichen Public Cloud-Anbietern wie Amazon Web Services (AWS) und Microsoft Azure aus, um in wenigen Schritten ein Konto anzulegen und je nach Bedarf SaaS-Anwendungen zu beziehen - in vielen Fällen ohne Absprache mitder IT oder dem Einkauf.

  • In die Cloud - aber sicher

    Dr. Chris Brennan, Regional Director DACH, Eastern Europe, Russia and Israel von Skybox Security erläutert, wie die Migration in die Cloud und dabei zu berücksichtigende Sicherheitsaspekte in Einklang gebracht werden können. Unternehmen setzen vermehrt auf Cloud Computing-Umgebungen. Einer der Vorteile dabei ist, dass die Cloud eine hohe Skalierbarkeit und Agilität aufweist. Wenn dabei aber die Sicherheitsrisiken vernachlässigt werden, die dieser Schritt mit sich bringt, kann daraus ein großer Nachteil erwachsen. Ein gängiger Fehler dabei ist, dass viele Entscheider denken, dass der Cloud Security Provider (CSP) mehr Verantwortung für die Sicherheit trägt, als er tatsächlich tut.

  • Das lebende Unternehmen

    Der menschliche Körper ist ein bemerkenswerter Organismus. Ohne hier zu tief in Anatomie und Physiologie des Menschen einzutauchen, gibt es zahlreiche Bereiche, in denen sich der Mensch und die Datenverarbeitung eines Unternehmens stark ähneln. Zwar sind die Systeme des Menschen nicht digital sondern organisch, das Gesamtsystem Mensch funktioniert jedoch ganz ähnlich wie eine Organisation - eine große Anzahl an Informationssystemen laufen parallel und transportieren eine Fülle von Informationen zu jedem Organ. Wenig überraschend, ist der Mensch der IT in Sachen Datenverarbeitung nach vielen Millionen Jahren Evolution um einiges voraus. So funktioniert die Datenverarbeitung des Menschen in den meisten Fällen nicht nur in Echtzeit, sondern auch komplett automatisiert. Hier können Unternehmen ansetzen, um vom Menschen zu lernen und ihre IT in Zeiten der Digitalisierung leistungsfähiger zu machen.

  • Security und Leistung in der Cloud vereinen

    Moderne Anwendungen müssen skalieren und performant sein. Um diese Anforderungen zu erreichen, werden viele Implementierungen auf Public Cloud-Plattformen wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure und Google Cloud Platform (GCP) gehostet, was für Elastizität und Geschwindigkeit sorgt. Und die Cloud-Nutzung boomt, mittlerweile setzen zwei von drei Unternehmen in Deutschland Cloud Computing ein, so das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage von Bitkom Research im Auftrag der KPMG. Vorteile wie hohe Flexibilität, Effizienzsteigerung der Betriebsabläufe und verbrauchsabhängige Abrechnung von Services liegen auf der Hand.

  • Es ist an der Zeit, die Cloud zu dezentralisieren

    Heute beheimatet die Erde 206 souveräne Staaten. Souveränität ist, wie uns das Lexikon erklärt, das "volle Recht und die Macht eines Regierungsorgans über sich selbst, ohne Einmischung von außen". In gewisser Weise hat die in den frühen 2000er Jahren eingeführte Public Cloud die Souveränität vieler Staaten in Frage gestellt: Sie zentralisierte Daten- und Cloud Computing-Services auf sehr effiziente Weise, um Kunden in jeder Ecke der Welt zu bedienen - eine Welt ohne Grenzen. Verbraucher und Unternehmen begrüßten das befreiende Konzept, das sich schnell weiterentwickelte.

  • Cloud-Sicherheit & Shared Responsibility-Modell

    Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination verschiedener Backup-Lösungen, häufig über mehrere Standorte hinweg. Im Krisenfall macht es solch eine Strategie jedoch oft schwierig, Dateien zeitnah wiederherzustellen. Dagegen bieten Cloud-integrierte Lösungen einfaches Testen der Disaster-Recovery-Strategie und im Notfall die rasche Rückkehr zum Normalbetrieb. Daten sind für Unternehmen heute wertvolle Rohstoffe und müssen besser gesichert werden als je zuvor. Gerade in Zeiten weltweiter Ransomware-Attacken ist eine profunde Backup- und Disaster Recovery-Strategie daher unabdingbar geworden, um im Krisenfall sofort reagieren zu können und die Geschäftskontinuität zu sichern. Doch bei der Disaster Recovery geht es nicht nur um Ransomware-Bedrohungen und Advanced Threats, sondern ebenso um die Wiederherstellung nach Hardware-Ausfällen von IT-Komponenten wie Servern und Storage-Systemen, aufgrund menschlicher Fehler oder einer Naturkatastrophe.

  • Wächter des Cloud-Datenschatzes

    Im Zuge der Digitalisierung wächst die Datenmenge, die Unternehmen täglich verarbeiten, stetig an. Dies spiegelt sich auch in der gestiegenen Nutzung von Cloud Computing-Anwendungen in den vergangenen Jahren wider. Unternehmensdaten sind rund um die Uhr überall zugänglich, ermöglichen effiziente Arbeitsabläufe und - zumindest auf den ersten Blick - etwas weniger Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung. Dieser Effekt relativiert sich jedoch, wenn man die Cloud Computing-Nutzung unter dem Aspekt der Sicherheit betrachtet. Die damit einhergehenden Risiken und neuen Bedrohungen erfordern fortschrittliche Sicherheitstechnologien, um den Schutz von Unternehmensdaten gewährleisten zu können.

  • Cloud-Sicherheit: Shared Responsibility-Modell

    Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination verschiedener Backup-Lösungen, häufig über mehrere Standorte hinweg. Im Krisenfall macht es solch eine Strategie jedoch oft schwierig, Dateien zeitnah wiederherzustellen. Dagegen bieten Cloud-integrierte Lösungen einfaches Testen der Disaster-Recovery-Strategie und im Notfall die rasche Rückkehr zum Normalbetrieb. Daten sind für Unternehmen heute wertvolle Rohstoffe und müssen besser gesichert werden als je zuvor. Gerade in Zeiten weltweiter Ransomware-Attacken ist eine profunde Backup- und Disaster Recovery-Strategie daher unabdingbar geworden, um im Krisenfall sofort reagieren zu können und die Geschäftskontinuität zu sichern.

  • DevOps: Eine Gefahr oder die Zukunft für ITSM?

    Der digitale Wandel beeinflusst die Unternehmenslandschaft stark. Auch im IT-Service-Management stehen Entscheider zahlreichen neuen Herausforderungen gegenüber. Die Verzahnung von Entwicklung und Betrieb, auch Development and Operations, kurz DevOps, spielt eine immer größere Rolle. Häufig stellen sich die Verantwortlichen jedoch eine Frage: Ist DevOps eine Gefahr oder die Zukunft des IT-Service-Managements (ITSM)? Zu den Ursachen für etwaige Bedenken zählt unter anderem die Infragestellung der Stabilität des IT-Betriebes. Angebote aus der Cloud werden mit einem Angriff auf die eigene IT gleichgesetzt und gestandene ITIL-Change-Manager können sich eine weitere Verkürzung und Vereinfachung der Prozesse nicht mehr vorstellen. Dabei lässt sich bei Betrachtung des Bereichs "Entwicklung und Betrieb von Applikationen" feststellen, dass es zahlreiche Gründe gibt, sich mit den Inhalten von DevOps zu befassen. Veränderungen im IT-Service-Management stellen dabei stets eine Notwendigkeit dar.