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SaaS für revisionssicheren Austausch von Dateien


"eProjectCare Datenraum" und "eProjectCare DMS": Neue Produkte auf SaaS-Basis
Software-as-a-Service archiviert alle Versionen von Dokumenten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind


(09.07.13) - Die PMG Projektraum Management GmbH, Anbieterin von Dokumentenmanagement-Lösungen auf Software-as-a-Service (SaaS)-Basis, stellt zwei neue Produkte vor. Den "eProjectCare Datenraum" hat das Unternehmen speziell für den sicheren Datenaustausch bei geschäftskritischen Transaktionen wie Merger und Acquistions entwickelt. Das "eProjectCare DMS" (Dokumenten-Management-System) ermöglicht eine Langzeitarchivierung großer Datenmengen und ein schnelles Auffinden gesuchter Informationen. Die Basis für die neuen Produkte ist die "eProjectCare"-Plattform.

Die "eProjectCare"-Plattform ist ein Software-as-a-Service-Angebot (SaaS) für den revisionssicheren Austausch von Dateien jeglicher Formate. PMG hostet ihre SaaS-Lösung in einem CO2-neutralen Rechenzentrum in Deutschland.

eProjectCare Datenraum
Gerade in sensiblen Prozessen wie bei Due-Diligence-Prüfungen für Firmenübernahmen oder -fusionen sowie bei Rechtsstreitigkeiten kann es für Unternehmen sinnvoll sein, vertrauliche Dokumente nicht auf den eigenen Servern zu speichern. Eine webbasierte Lösung wie eProjectCare Datentraum ist hier eine schnell verfügbare Alternative. Neue Datenräume richtet PMG innerhalb weniger Stunden ein und autorisierte Benutzer können umgehend auf Dateien zugreifen. Der SaaS erfüllt dabei hinsichtlich der sicheren Speicherung und Übertragung von Daten höchste Ansprüche. So verschlüsselt der Datenraum unter anderem die gesamte Kommunikation per SSL und spiegelt alle Dateien in räumlich getrennten Rechenzentren.

Für die Nutzung von eProjectCare ist keinerlei Softwareinstallation notwendig: es genügt ein Internetzugang und ein aktueller Browser. Aufgrund seiner intuitiven Benutzeroberfläche können alle Berechtigten eProjectCare Datenraum sofort einsetzen. Für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt eine Protokollfunktion, die alle Aktivitäten im Datenraum revisionssicher dokumentiert. Dies umfasst beispielsweise Up- und Downloads sowie den Lesestatus von Dateien. Auch den entsprechenden E-Mail-Verkehr können Unternehmen über den Datenraum abwickeln und archivieren. Hierzu erhalten alle Beteiligten ein eigenes Postfach in eProjectCare. Dadurch sind Dokumente und Schriftverkehr an einer zentralen Stelle ohne Medienbruch gespeichert. Des Weiteren bietet der Datenraum Rechtemanagement und Freigabe-Workflows für Dokumente an.

eProjectCare DMS
Die richtige Information zur richtigen Zeit zu finden, kann eine Herausforderung sein – beispielsweise bei heterogenen Datenquellen wie E-Mails, Plänen oder Dokumenten oder wenn die Unterlagen auf mehrere Unternehmensstandorte verteilt sind. Ein zentrales, webbasiertes Dokumentenmanagement welches Dateien beliebiger Formate umfasst, liefert die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle. Das neue Produkt eProjectCare DMS (Dokumenten-Management-System) von PMG durchsucht 10.000 Dateien per Volltextsuche innerhalb von einer Sekunde. Metadaten wie Dateieigentümer, Datum, Dateigröße, Index und Beschreibung unterstützen Benutzer zudem bei der Identifizierung von gesuchten Dateien. Der Software-as-a-Service archiviert alle Versionen von Dokumenten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind.

Über eine flexible Standard-Schnittstelle (REST-API) können Kunden beispielsweise ERP-Systeme (ERP - Enterprise Resource Planning) direkt an eProjectCare DMS anbinden. Sie entlasten dadurch ihre eigenen Server von großen Datenmengen und archivieren ihre Daten langfristig revisionssicher. Ein Rechtemanagement gewährleistet, dass nur Befugte Zugriff auf Dateien erhalten. Die integrierte Logfunktion von DMS dokumentiert zudem alle Aktionen, so dass Unternehmen die Einhaltung von Compliance-Vorschriften nachweisen können.

Sollten relevante Daten nur in Papierform vorliegen, digitalisiert PMG optional auch Akten, um sie im Rahmen eines einheitlichen Dokumentenmanagements in das DMS automatisch einzufügen.

Einfache Arbeit mit eProjectCare DMS
Eine frei wählbare Ordnerstruktur ermöglicht es Kunden, Dateien nach ihren Unternehmensvorgaben zu strukturieren und abzulegen. Dies erleichtert Mitarbeitern die Arbeit mit eProjectCare aufgrund der vertrauten Gliederung. Eine weitere Arbeitserleichterung ist die Möglichkeit, sich bequem mit den eigenen Firmenzugangsdaten auch bei eProjectCare anzumelden. Hierzu erlauben Unternehmen dem SaaS den Zugriff per LDAP. Die aktuellen Zugangsdaten prüft das DMS dann bei jedem Login. Unternehmen müssen daher keine weiteren Benutzerkennungen pflegen. Und auch im Falle eines Personalwechsels erfolgt automatisch die Sperrung von ausgeschiedenen Mitarbeitern. (PMG Projektraum Management: ra)

PMG Projektraum Management: Steckbrief

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