Markt

Öffnung eines virtuellen Datenraums

Virtuelle Datenräume wahren die Vertraulichkeit bei Immobilientransaktionen
Gesetzliche Auflagen zum Schutz der vertraulichen Dokumentinhalte müssen mit der erforderlichen Offenheit im Bieterverfahren in Einklang gebracht werden

(05.08.11) - Virtuelle Datenräume haben sich als Medium zur Durchführung der Due Diligence bei Immobilientransaktionen längst etabliert. Kenner der Materie haben sich zwischenzeitlich mit dem Thema befasst, ob die angebotenen Lösungen den gesellschafts- und kapitalmarktrechtlichen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten entsprechen. Schließlich erfordert die Einrichtung und Öffnung eines virtuellen Datenraums, dass gesetzliche Auflagen zum Schutz der vertraulichen Dokumentinhalte mit der erforderlichen Offenheit im Bieterverfahren in Einklang gebracht werden.

Jan Wunschel, Experte für Immobilientransaktionen, Sibeth Partnerschaft Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer, empfiehlt: "Vor der Einrichtung und Öffnung eines virtuellen Datenraums muss der Gesamtvorstand einer AG oder der Geschäftsführer einer GmbH folgende Aspekte abwägen: Sind Informationen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben (§ 93 Abs 1 Satz 3 AktG und § 85 Abs.1 GmbHG) in den Datenraum eingestellt worden? Falls ja, sind die Nachteile, die sich hieraus bei einem Verkauf für die Gesellschaft ergeben, unvermeidbar (z.B. die Offenlegung von Rechtsstreitigkeiten mit Mietern)? Welche Vorteile ergeben sich bei einem Verkauf für die Gesellschaft? In jedem Falle rate ich, abgestuft vorzugehen. Nicht jeder Kaufinteressent braucht zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle Informationen. Aber jeder Kaufinteressent muss auf seine Fragen nach Informationen vollständige und richtige Antworten im virtuellen Datenraum erhalten."

Durch den weltweiten Online-Zugriff auf vertrauliche Dokumente im Rahmen des Bieterverfahrens wird dem potentiellen Käufer Einsicht in detaillierte Informationen über die baulichen, wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Verhältnisse der zum Verkauf stehenden Immobilie gestattet. Gerade Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse wie beispielsweise formale Probleme bei gewerblichen Mietverträgen oder der Verdacht auf Altlasten können in diesem Zusammenhang von großem Interesse sein. Der Käufer benötigt diese Informationen, um den genauen Wert der Immobilie zu ermitteln. Sollte der Verkäufer diese verschweigen, setzt er sich möglichen Schadensersatzansprüchen durch den Käufer aus.

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Von zentraler Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die technische Ausstattung des web-basierten Datenraums. Dieser sollte über eine Zweifach-Authentifizierung mittels Passwort und SMS-TAN eingeladenen Bietern Zugriff auf die Informationen ermöglichen. Ebenfalls sollten die Dokumente je nach Vertraulichkeitsgrad mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionalitäten ausgestattet sein. Hierzu zählen der "Nur-Lesezugriff" sowie die Unterdrückung von Download, Ausdruck und Weiterleitung per E-Mail. Je nach erteilten Berechtigungen können Bieter Dokumente beispielsweise nur für einen befristeten Zeitraum einsehen.

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Die Plattform muss über eine Protokollfunktion verfügen, die alle Zugriffe während des Bieterverfahrens erfasst und damit transparente, nachvollziehbare Prozesse ermöglicht. Auch die Speicherung, Lagerung und gegebenenfalls die Löschung der gesamten Aufzeichnungen einer Due Diligence sind mit dem Datenraumanbieter zu vereinbaren. Der Datenraumanbieter selbst darf keinesfalls Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten und muss nachweislich über ein Operator Shielding (Betreiberabschirmung) verfügen. Alle Dokumente sollten auf dem Server mit einer AES-256-bit-Verschlüsselung abgelegt werden. Jede Datenübertragung zwischen Client und Server wird bei guten Lösungen über eine AES-128-bit-Verschlüsselung gesichert. (Brainloop: ra)

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Die Brainloop AG mit Firmensitz in München und Boston ist der führende Anbieter von Document Compliance Management-Lösungen für den hochsicheren Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Die Lösungen ermöglichen die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe und Änderungen eines Dokumentes und somit die Einhaltung der Compliance-Auflagen.

Zu den Kunden der Brainloop AG zählen Deutsche Telekom, ThyssenKrupp, Eurocopter, Postbank AG, Sky (Premiere), PricewaterhouseCoopers, RWE und die Landesbank Berlin sowie führende Anwaltskanzleien und Investmentbanken, die den Brainloop Datenraum als Software-as-a-Service (SaaS) nutzen.

Der Brainloop Secure Dataroom ist ein webbasierter Datenraum, mit dem die Ablage, Bearbeitung und Verteilung von streng vertraulichen Dokumenten im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg abgesichert werden kann. Die Lösung schützt unternehmenskritische Informationen vor internen und externen Angreifern und Fehlhantierungen.

Alle Zugriffe und Aktivitäten im Datenraum werden protokolliert, transparent und nachvollziehbar. Der Brainloop Secure Dataroom wird beispielsweise in Vertragsverhandlungen, bei der Durchführung von Mergers & Acquisitions, beim Erstellen von Quartalsberichten und in der Kommunikation zwischen Vorstand und Aufsichtsrat eingesetzt.

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