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Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien

Content-Systemwelten wachsen zusammen
Wachsende Anforderungen an Wissens- und Content-Strategie

Der Markt für DMS- bzw. ECM-Software hat sich in den vergangenen Jahren so rasant weiterentwickelt, wie kaum ein anderes Segment im Bereich der Business Software. Viele Disziplinen und Technologien wachsen hier zusammen und bieten Unternehmen ein reichhaltiges Instrumentarium für die Automatisierung und Steuerung der Dokumenten-basierten Arbeitsprozesse im Unternehmen: Künstliche Intelligenz und Machine Learning, Business Intelligence, Workflow-Automation oder Multi-Clouds sind nur einige Themenkomplexe, die heute in ECM-Strategien gebündelt Anwendung finden, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Produktivität entlang der Wertschöpfungskette zu steigern. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner aktuellen SoftTrend-Studie DMS-/ECM-Software 2020 insgesamt 106 ECM-Lösungen unter die Lupe genommen und gibt Unternehmen eine umfassende Entscheidungshilfe für die eigene Wissens- und Content-Strategie an die Hand.

20.000 – über so viele Dateien verfügt jeder PC-Anwender Schätzungen zufolge im Durchschnitt in den File-Systemen deutscher Unternehmen - Cloud-Speicher, Exchange- oder Sharepoint-Server noch nicht eingerechnet. Lediglich 15 Prozent davon seien relevant, der Rest von unbekanntem Wert, redundant, trivial oder obsolet. Der größte Teil unserer gespeicherten Daten ist zudem älter als zwei Jahre und daher von fraglichem Nutzen. Dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt, schürt die Notwendigkeit von Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen.

Die Arbeitswelt befindet sich mitten in einem fundamentalen Veränderungsprozess, der neue Arbeitsmodelle, neue Formen der Zusammenarbeit und auch veränderte Arbeitsweisen zutage fördert. Die tägliche Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien haben dabei das Anforderungsprofil von Mitarbeitern nachhaltig beeinflusst. ECM- und DMS-Lösungen kommen in diesem Kontext eine wichtige Aufgabe zu, um die Daten, Medien und Dokumente effektiv zu organisieren und in bestehende Prozessketten einzubinden.

Die betriebliche Praxis geht jedoch häufig nicht mit den Unternehmenszielen konform: In vielen Unternehmen herrscht bis heute eine Schatten-IT, deren Risiken nur schwer in den Griff zu bekommen sind. So werden betriebliche Dokumente in Ermangelung geeigneter Arbeitsroutinen etwa über private E-Mail-Accounts versendet, in der Cloud, auf Mobilgeräten oder auf USB-Sticks gespeichert oder über Filesharing- und Messenger-Dienste geteilt. Diese Vorgehensweisen verstoßen nicht nur gegen übliche Compliance-Vorgaben, sondern entziehen sich auch weitgehend einer betrieblichen Kontrolle und bergen damit enorme Geschäftsrisiken. IT und Management stehen damit vor der Herausforderung, Prozessbeteiligten einen ergonomischen, sicheren und Unternehmensziel-konformen Zugang zu Informationen oder Dokumenten zu gewährleisten.

Anwendungsgebiete von ECM-Software
Während ECM- und DMS-Lösungen früher klassischerweise Bereiche wie Archivierung und Dokumentenverwaltung umfassten, werden diesem Lösungskomplex heute auch prozess- und kollaborationsbezogene Themenbereiche sowie Report Tools (BI) zugeschrieben. In den vergangenen Jahren hat nicht nur eine neue Generation von Cloud-fähigen, auf kollaborative Prozesse ausgerichtete ECM-/ DMS-Systeme Einzug gehalten. Auch die Systemwelten im Bereich ERP, HR, CRM, Rechnungswesen, Service oder Projektmanagement haben ihr Leistungsspektrum zur Unterstützung Dokumenten-basierter Geschäftsprozesse signifikant weiterentwickelt und stoßen mit großen Schritten in den Markt vor.

Während die meisten Lösungen insbesondere die Bereiche Dokumentenverwaltung, Workflow-Management, revisionssichere Archivierung, E-Mail-Archivierung und Collaboration abdecken, werden die Anwendungsfelder Eingangsrechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement, Antragswesen und Intranet nur von Wenigen erfüllt.

Inputmanagement – erster Schritt zum "Digital Office"
Mit einer Kombination aus Scanner- und Capture-Technologien lässt sich das Handling von schwach und unstrukturierten Daten, die in Unternehmen mitunter sehr zeitaufwändig sein können, enorm vereinfachen. Eine Volltext OCR Texterkennung, die automatische Indexierung von Dokumenten und die Ad-hoc OCR zur Übernahme von Einzelwerten gehören heute zum Standard der meisten Lösungen. Die Prüfung von Leseergebnissen, eine Formular-basierte Beleglesung sowie die Möglichkeit, Regeln für unstrukturierte Dokumente frei zu definieren sind mit über 70 Prozent Abdeckung ebenfalls weit verbreitet. Fortgeschrittene Inputmanagementlösungen bieten zudem Elemente künstlicher Intelligenz in Form von Trainingsfunktionen, die der Anwendung ermöglicht zu erlernen, unstrukturierte Dokumente zu erfassen.

Einsatz von Metadaten für die Dokumentensuche und -verwaltung
Die Dokumentenverwaltung stellt gewissermaßen das Herzstück einer ECM-Lösung dar. Zum Standardumfang gehört etwa die Rechte- und Freigabeverwaltung für Dokumente, Versionierungsfunktionen sowie Check-in/ Check-out-Funktionen für die exklusive Bearbeitung von Dokumenten. Angesichts der Massen an Content, die heute in Unternehmen gespeichert und verwaltet werden müssen, gewinnen vor allem Filteroptionen und Meta-Daten an Bedeutung. Mit Hilfe dieser Zusatzdaten lassen sich Dokumente auch großer Content-Pools binnen kurzer Zeit mit intuitiver Suche auffindbar machen.

Während vielen CRM-, Projektmanagement- und Groupware-Anwendungen häufig einzelne Dimensionen für eine Komfortsuche fehlen, bieten viele dedizierte ECM-Lösungsanbieter ein umfangreiches Spektrum an Suchroutinen. Am häufigsten kommen bei den untersuchten Systemen die Volltextsuche (98 Prozent), Dokumentenanzeigefunkionen (96 Prozent) und die Attribut-/ Metadatensuche (90 Prozent) zur Anwendung. Metadaten Editoren und Annotationsfunktionen, also die Fähigkeit Dokumente um getrennt gespeicherte Anmerkungen und Zusatzinformationen zu ergänzen, werden ebenfalls von vielen DMS-Systemen ermöglicht.

ECM in der Cloud
Die Bereitstellungsmodelle reichen von Cloud- über den Hybrid- und Appliance-Betrieb bis zur lokalen Anwendung. Während nahezu alle ECM-Anbieter (92 Prozent) ihre Lösung für den Inhouse-Betrieb bereitstellen, bieten 61 Prozent der Anbieter auch einen SaaS-Betrieb an. Davon profitieren auch Systemintegratoren, die vor allem bei der Umsetzung von Multi-Clouds deutlich mehr Optionen an die Hand bekommen. Indem ein Teil der Inhalte lokal und ein anderer Teil in der Cloud gespeichert und synchronisiert wird (Hybrid Cloud), wollen Unternehmen die Anforderungen im Hinblick auf Kontrolle kritischer Daten und Compliance wahren, aber gleichzeitig Anwendern und Partner mehr Flexibilität beim Zugriff bieten.

Erweiterung um Groupware-, Collaboration- und Workflow-Features
Insbesondere im Bereich der Groupware- und Collaboration-Funktionen haben sich die ECM-Lösungen in den vergangenen Jahren sprunghaft weiterentwickelt. Zu den absoluten Basics gehören Funktionen zur Terminüberwachung und Wiedervorlage sowie die automatisierte Zuordbarkeit der Eingangspost zu Teams, Vorgängen und Projekten. Um dem Anspruch von Anwendern an ein digitales Büro gerecht zu werden, bieten heute die Mehrheit der Lösungen zudem virtuelle Projekträume, die charakteristisch für "echte" Collaboration-Produkte sind, sowie die Synchronisation mit MS Outlook und eine Schnittstelle zu MS Sharepoint. Workflow-Komponenten sind heute ebenfalls ein kardinaler Bestandteil von ECM-Lösungen. Die Hinterlegung von Freigaberegeln auf Belegebene, zeit- und ereignisgesteuerte Eskalationsmechanismen und Ad-hoc Workflows zur Vereinfachung unstrukturierter Prozesse sollen die Modellierung von Geschäftsprozessen unterstützen und damit nachhaltig zur Automatisierung von Unternehmensabläufen beitragen. (SoftSelect: ra)

eingetragen: 05.03.20
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Meldungen: Studien

Lückenhafte Datensicherung birgt Risiken
Hycu hat die Ergebnisse einer aktuellen Studie veröffentlicht, die unter Anwaltskanzleien und Fachleuten aus dem Rechtsbereich durchgeführt wurde. Während Anwaltskanzleien zunehmend auf Cloud-basierte Anwendungen umsteigen, zeigen die Ergebnisse der neuen globalen Umfrage, dass es erhebliche Wissenslücken hinsichtlich der Verantwortlichkeiten im Bereich Datensicherung gibt. Laut dem in Kürze erscheinenden Bericht "State of SaaS Resilience 2025" glauben 85 Prozent der IT-Entscheidungsträger im Bereich Unternehmens- und freiberufliche Dienstleistungen, einschließlich Rechtsdienstleistungen, dass native SaaS-Plattformen wie iManage Cloud, Microsoft 365, DocuSign und Box eine umfassende Datensicherung bieten.
Skepsis gegenüber SaaS
Die IT-Modernisierung zählt seit Jahren zu den Top-Prioritäten von CIOs - allerdings gibt es aufgrund der hohen Komplexität oft nur geringe Fortschritte. Der Druck zur IT-Modernisierung ist jedoch höher denn je, denn je häufiger veraltete Anwendungslandschaften auf moderne digitale Technologien treffen, desto stärker werden ihre technischen und wirtschaftlichen Grenzen sichtbar. Management und Fachbereiche erkennen daher zunehmend die Notwendigkeit von Modernisierungsmaßnahmen.
Cloud-Angriffe werden schneller und intelligenter
Sysdig, Anbieterin von Cloud-Sicherheit in Echtzeit, hat ihren aktuellen Cloud Defense Report 2025 veröffentlicht. Der Bericht enthält Erkenntnisse und Prognosen über die entscheidende Rolle von KI, Open Source und Transparenz durch Runtime Insights (Laufzeit-Analysen) im Kontext aktueller Cloud-Bedrohungen. Die Datengrundlage stammt aus einer sorgfältigen und methodisch fundierten Analyse von Millionen von Cloud-Konten und Kubernetes-Containern, die Sysdig-Kunden täglich betreiben und sichern. Die repräsentative Stichprobe umfasst eine Vielzahl von Cloud-affinen Branchen auf der ganzen Welt.
Interne IT-Dienstleister: Umsätze steigen
Interne IT-Dienstleister von Unternehmen und Organisationen in Deutschland verzeichnen 2024 ein Wachstum von durchschnittlich rund 10 Prozent und gewinnen im Kontext der digitalen Transformation an Bedeutung. Im Fokus stehen dabei der Wandel zum datengetriebenen Unternehmen, die Entwicklung KI-basierter Anwendungen, die IT-Modernisierung, das Vorantreiben der Prozessautomatisierung sowie die Kompensation des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels durch digitale Technologien.
Risiken im Zusammenhang mit KI kaum versichert
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst in deutschen Unternehmen im Dienstleistungssektor voll angekommen - das zeigt eine aktuelle Umfrage zu Nutzung, Chancen und Risiken von KI, die im Auftrag von Hiscox durchgeführt wurde. Befragt wurden Anwendende sowie (Mit-) Entscheider über den Einsatz von KI.
Investitionen beginnen sich auszuzahlen
Rockwell Automation hat die deutschen Ergebnisse ihres 10. jährlichen Berichts zur intelligenten Fertigung vorgestellt. Die Daten zeigen, dass der Fertigungssektor erhebliche Investitionen und Erträge in generative KI tätigt, aber immer noch mit Herausforderungen wie ungleichmäßiger Personalentwicklung und unzureichend genutzten Daten zu kämpfen hat.
Verständnis von systemischen Cyberrisiken
CyberCube und Munich Re, Anbieterin in ihren jeweiligen Gebieten, Modellierung und Rück-Versicherung, haben die wesentlichen Ergebnisse einer gemeinsamen Umfrage veröffentlicht. Gegenstand waren schwerwiegende Cyber-Kumulereignisse und die relative Widerstandsfähigkeit von Unternehmen gegenüber systemischen Ereignissen aufgrund wirksamer Maßnahmen zur Risikominderung.
Warum Echtzeitdaten für KI entscheidend sind
Daten waren für Unternehmen schon immer wichtig, das ist nichts Neues. Was sich jedoch verändert hat, ist die Geschwindigkeit, mit der sie verarbeitet werden müssen. Herkömmliche Datenarchitekturen stoßen zunehmend an ihre Grenzen, insbesondere wenn es darum geht, Entscheidungen auf Basis aktueller Daten in Echtzeit zu treffen.
Verantwortung für Datenschutz und Compliance
Fivetran, Anbieterin für Data Movement, präsentiert eine neue Studie. Sie zeigt: Nicht einmal die Hälfte (49 Prozent) der Technologie-Verantwortlichen in Unternehmen sind der Meinung, ihre derzeitige Datenarchitektur wäre den Anforderungen für den Einsatz von KI gewachsen. Gleichzeitig planen 89 Prozent noch dieses Jahr ihre eigenen Daten für das Training großer Sprachmodelle (LLMs) zu verwenden. Diese Diskrepanz verdeutlicht, wie schnell die Unternehmen den Einsatz von KI vorantreiben, obwohl sie gleichzeitig einräumen, dass ihre Datensysteme dafür noch nicht bereit sind.
Hybride oder Cloud-first-Umgebungen sind Standard
Keeper Security veröffentlichte ihren neuen Insight Report "Securing Privileged Access: Der Schlüssel zur modernen Unternehmensverteidigung". Da sich Unternehmen auf ein immer komplexeres Netzwerk von Benutzern, Anwendungen und Infrastrukturen verlassen, ist die Verwaltung privilegierter Zugriffe zur Verhinderung von Cyberangriffen sowohl kritischer als auch komplizierter geworden. Die rasche Einführung von Cloud-, Hybrid- und Multi-Vendor-Umgebungen in Kombination mit der zunehmenden Raffinesse und KI-gestützten Cyberangriffen erhöht den Bedarf an Lösungen, die sichere, skalierbare und zentralisierte Zugangskontrollen durchsetzen können.

Corona: Auswirkungen auf die Service-Branche Verzahnung von ITSM- und ITAM-Prozessen