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Dokumenten-Lösungen und Software-as-a-Service

IDC-Studie: Deutsche Unternehmen entdecken die Vorteile von Document Solutions und planen die Nutzung als SaaS
Die Befragungsergebnisse zeigen, dass die Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben

**Einsatz und Planung von Cloud Services** im Rahmen von Document Solutions, Quelle: IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2010, Bild: IDC

(04.11.10) - Die aktuelle IDC-Studie "Print Management & Document Solutions – von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen, Deutschland 2010" bestätigt den Trend zum Cloud Computing auch in diesem Bereich. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen.

IDC befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen beziehungsweise demnächst einführen möchten, zu untersuchen. Insbesondere lag der Fokus im Bereich Document Solutions, also der Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen mit Hilfe von Software oder Services.

Cloud Computing kann die Sicherheit erhöhen
Die Befragungsergebnisse zeigen, dass die Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document Solutions haben. Aktuell setzen elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Unter denjenigen Unternehmen, die bereits Document Solutions nutzen, bezieht bereits fast jedes fünfte diese als Software-as-a-Service. Rund 46 Prozent haben mit der Planung begonnen und lediglich 13 Prozent schließen den Einsatz einer SaaS-Lösung für Document Solutions aus. SaaS-Angebote erfreuen sich also wachsender Beliebtheit und werden mehr und mehr nachgefragt.

Vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität – seit der Wirtschaftskrise generell eines der wichtigsten Motive für Investitionen in die IT – sowie mehr Sicherheit sind die zentralen Beweggründe, Document Solutions als SaaS einzusetzen. Gleichzeitig haben die befragten Unternehmen viele Anforderungen, die sich aus der Nennung der Hemmfaktoren ableiten lassen. Beispielsweise zählen Sicherheits- und Datenschutzbedenken sowie die Angst, dass die Daten außerhalb Deutschlands gespeichert werden, zu den größten Hindernissen.

Der Sicherheitsaspekt gehört also gleichzeitig zu den größten Hürden und zu den wichtigsten Antriebsfaktoren. Den Unternehmen ist die wesentliche Bedeutung des Themas Sicherheit demnach bewusst. Wenn die Unternehmen einen Anbieter finden, der die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt, kann das bestehende Sicherheitsniveau durch SaaS sogar noch gesteigert werden. "Die befragten Unternehmen gehen also davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern" ergänzt Projektleiter Matthias Kraus.

Document Solutions macht Prozesse effizienter
Print Management ist bei den befragten Unternehmen verbreiteter als Document Solutions. Dies ist in der Tatsache begründet, dass ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management lediglich einen Zwischenschritt darstellen. Erst dann folgt das eigentliche Thema: die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document Solutions. Des Weiteren wächst die Anzahl derjenigen Unternehmen, welche Print Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document Solutions verbessern wollen.

Dass Document Solutions wesentlich dazu beitragen, Dokumentenprozesse in den Fachabteilungen zu optimieren, steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen auβer Frage. Mehr als die Hälfte der Befragten wertet Document Solutions als ein Mittel, um dokumentenintensive Prozesse, zumindest in Teilbereichen, zu optimieren. Dabei gehören zu den am häufigsten eingesetzten Document Solutions Maßnahmen wie elektronische Formulare (69 Prozent) und elektronische Vorlagen (66 Prozent), elektronische Archivierung (55 Prozent) oder das Digitalisieren und manuelle Weiterleiten von physischen Dokumenten (52 Prozent) sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken (48 Prozent).

Fast ein Drittel der Befragten sieht ein erhebliches Optimierungspotenzial für ihr Unternehmen durch den Einsatz von Document Solutions. So planen viele Unternehmen in den kommenden 12 bis 24 Monaten den Einsatz von Document Solutions Software und Services, um Dokumentenprozesse zu automatisieren. "Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr Kundenzufriedenheit", so IDC Analyst Kraus.

Hürden bei der Zusammenarbeit
Sollen Prozesse bestmöglich optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Doch dabei gibt es zahlreiche Hürden zu überwinden. Die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen durch die IT (41 Prozent) oder aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 Prozent) sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen (27 Prozent) wirken sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden, wäre das Schaffen einer Kommunikations-Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen sinnvoll.

Fazit
Der Trend hin zu Document Solutions in Deutschland ist klar erkennbar. IDC empfiehlt Unternehmen dabei die stufenweise Implementierung: Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse können zudem gestrafft werden. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden. "Insgesamt festigen die IT-Abteilungen durch die Einführung von Document Solutions auch ihre Stellung innerhalb des Unternehmens. Schlieβlich leisten sie so einen viel größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg", resümiert Kraus abschließend. (IDC: ra)

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