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Vom Blatt in die Cloud

Wie der Abschied von der Zettelwirtschaft funktioniert
Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert

Bedrucken, abheften, lagern? Im Büro arbeitende Menschen nutzen viel Papier – vor allem in Deutschland. Egal ob Rechnungen oder unnötig ausgedruckte E-Mails, unter den G20-Ländern gilt die Bundesrepublik als Spitzenreiter. Neben einer erheblichen Belastung für die Umwelt stellt diese Zettelwirtschaft einen enormen Zeit- und Kostenfaktor für Unternehmen dar. Schließlich verschlingt die Anschaffung nicht nur finanzielle Mittel, sondern beansprucht auch bei der Lagerung viel Platz. Das wiederum schlägt mit Aufwendungen für Ordner, Stauraum und Miete zu Buche.

"Obwohl mehrere Studien zu dem Ergebnis kommen, dass ein vollkommen papierloses Büro trotz Digitalisierungsschub und Remote-Work-Trend auch in Zukunft nicht wirklich realistisch ist, gibt es zahlreiche Geschäftsbereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen", betont Andreas Köninger, Digitalisierungsexperte und Vorstand der SinkaCom AG. Doch wie gelingt der Umstieg?

Wer konsequent auf einen papierarmen Betrieb umsteigen möchte, muss zunächst einmal feststellen, in welchen Bereichen diese Ressource am meisten anfällt und einen realistischen Sollzustand definieren. Die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie interne Prozesse und unternehmensspezifische Merkmale. "In manchen Branchen müssen bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen, entsprechend sollten von solchen Akten nicht einfach digitale Kopien gemacht werden", weiß Andreas Köninger.

Andere Informationen lassen sich hingen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in das übliche Papierchaos.

"Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung wird alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert", erklärt der Experte. Korrekt indexiert, können Mitarbeiter so etwa via App über private Server auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. "Allerdings sollten die Informationen unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein", gibt Andreas Köninger zu bedenken.

Mit Software Zeit sparen
Damit Arbeiten tatsächlich papierarm, aber effizient funktioniert, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen. "Auf die Branche abgestimmte Anwendungen automatisieren nicht nur manuelle Prozesse, sondern schaffen abteilungsübergreifend einheitliche Workflows", führt Andreas Köninger aus. "Hier müssen Entscheider nicht zwingend auf spezialisierte Software zurückgreifen. Ein interner, online abrufbarer Shop ermöglicht Außendienstmitarbeitern etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager ‚einzukaufen‘", schildert der Experte. "So kann die Beschaffung ohne Spezialsoftware und dazugehöriges IT-Projekt digitalisiert werden. Pragmatismus ist hier das Gebot der Stunde."

Universell anwendbar
Mittelgroße Unternehmen basieren in der Regel auf einer arbeitsteiligen Organisation. Ein passendes ERP-System bietet allen im Projekt involvierten Mitarbeitern einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont. Höchste Zeit, den Blättern "Bye-bye" zu sagen! (SinkaCom: ra)

eingetragen: 08.08.22
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Meldungen: Tipps und Hinweise

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Kriterien für exzellentes Cloud Computing Umstellung auf eine CPaaS-Lösung

Fachbeiträge: Hintergrund

Künstliche Intelligenz in der Cloud
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Tape hat ausgedient, Public Cloud ist verzichtbar
Zwei in der Datensicherung eingesetzte Technologien stehen derzeit bei vielen Unternehmen und Behörden auf dem Prüfstand. Bei Tape sind mit der Einführung von LTO-10 die Verbindungen zu Vorgängergenerationen komplett abgeschnitten worden, was eine vollständige Migration aller Systeme und Daten notwendig macht. Die Public Cloud entpuppt sich in vielen Fällen als wesentlich teurer als angenommen und zudem bestimmen rechtlichen Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datenhoheit die Diskussion.

Fachbeiträge: Grundlagen

Beispiel für die 3-2-1-Backup-Regel
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Cloud-Repatriierung richtig planen
Lange galt die Cloud als Endpunkt der IT-Modernisierung. Doch mit dem Aufkommen rechenintensiver KI-Workloads, neuen regulatorischen Pflichten und intransparenten Kostenmodellen stellt sich für viele Unternehmen die Frage neu: Welche Workloads gehören wirklich in die Cloud und welche besser zurück ins eigene Rechenzentrum? Dieser Leitfaden gibt Orientierung für die Rückverlagerung geschäftskritischer Anwendungen.

IT Security

Ausbau strategischer Partnerschaften
Armis, das Unternehmen für Cyber-Exposure Management und -Sicherheit, hat einen weiteren wichtigen Meilenstein bekannt gegeben: Der jährliche wiederkehrende Umsatz (ARR) hat die Marke von 300 Millionen US-Dollar überschritten - ein Wachstum von 200 auf 300 Millionen in weniger als zwölf Monaten.
Schutz für Private-Cloud-Workloads
Scale Computing gab eine strategische Partnerschaft mit Bitdefender bekannt. Ziel der Kooperation ist es, fortschrittlichen, integrierten Schutz vor Bedrohungen für private Cloud- und Edge-Umgebungen bereitzustellen. Die neue gemeinsame Lösung kombiniert die selbstheilende Automatisierung und Virtualisierungstechnologie von Scale Computing Hypercore (SC//Hypercore) mit Bitdefender GravityZone, einer führenden Endpoint-Protection-Plattform (EPP). Unternehmen profitieren dadurch von mehrschichtigem Schutz für Workloads, virtuelle Desktops und Daten - unabhängig vom Standort. Gemeinsam bieten beide Unternehmen einen klaren Weg, moderne IT-Umgebungen sicherer, einfacher und effizienter zu gestalten, ohne die Performance zu beeinträchtigen.

IT Security - Angriffe & Lecks

Neue Backdoor im Einsatz
Seit Mitte 2024 beobachten die Bitdefender Labs ein neues Muster bösartiger gezielter Attacken mit dem Ziel, langfristigen Zugriff auf die Opfernetze zu erlangen. Die neuen Akteure, von Bitdefender Curly COMrades benannt, unterstützen offensichtlich russische Interessen und attackieren Unternehmen und Betreiber kritischer Infrastrukturen. Die Opfer befinden sich vor allem in Krisengebieten der aktuellen Geopolitik - darunter Justiz- und Regierungsbehörden in Georgien sowie Energieversorgungsunternehmen in Moldawien.
Attacke gegen Krypto-Währungen
Sicherheitsforscher von Check Point sind einer weiteren Attacke gegen Krypto-Währungen auf die Spur gekommen. Betrügerische Werbeanzeigen über Social Media, die sich als vermeintliche Apps und Finanzdienstleister ausgeben, sollen Nutzer in die Falle locken. Die Kampagne läuft erfolgreich, vor allem in der Europäischen Union, mit über 35000 verseuchten Werbeanzeigen.

IT Security - Fachbeiträge

Malware in Dokumenten
Die Digitalisierung des Finanzsektors und die Verarbeitung großer Mengen sensibler Daten machen Finanzdienstleister zunehmend zur Zielscheibe für Cyberkriminelle. Angreifer setzen dabei auf bewährte Methoden wie Social Engineering, Phishing oder Ransomware, um Systeme zu kompromittieren, Informationen abzugreifen, Unternehmen zu erpressen oder Betriebsstörungen zu verursachen. Besonders häufig wählen sie Angriffspfade, die sich im Arbeitsalltag etabliert haben. Mit Malware infizierte Dokumente stellen immer noch eine oft unterschätzte Bedrohung dar. Der folgende Beitrag erläutert die Gefahr, die von diesem Angriffsvektor ausgeht und wie ein mehrschichtiger Schutzansatz die Cybersicherheit im Finanzumfeld stärken kann.
Aufgaben einer DORA-Compliance lösen
Der Digital Operational Resilience Act (DORA), welcher am 17. Januar 2025 in Kraft getreten ist, betrifft nicht nur Anbieter von Finanzdiensten, sondern auch deren IT-Dienstleister: Dazu gehören sowohl Partner und Distributoren, aber auch indirekte IT-Dienstanbieter, wie die Anbieter von IT-Sicherheitsplattformen. Der Kreis der Unternehmen, für die sich aus dem Gesetz neue Hausaufgaben ergeben, ist also größer als vermutet. Für alle ist DORA aber eine Chance, die Resilienz ihrer IT-Infrastruktur gegen Cyberangriffe jetzt zu erhöhen.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Grenze des Risikomanagements
Mit der KI befinden wir uns an einem interessanten Wendepunkt, an dem neue Möglichkeiten Gestalt annehmen: Lebensrettende Fortschritte im Gesundheitswesen und im Transportwesen sowie die Nachbildung von Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, wie der verstorbenen Suzanne Somers, sind keine Science-Fiction mehr. Gleichzeitig waren die Sicherheitsbedenken in Bezug auf KI noch nie so groß wie heute. Es besteht ein enormer Bedarf an mehr Bewusstsein und Schutz vor Cyberkriminellen, die in KI-Systeme und -Tools eindringen. Zwar kann KI zur Bekämpfung dieser Betrüger eingesetzt werden, doch ist ein gemischter Ansatz, bei dem herkömmliche Tools mit KI kombiniert werden, die effektivere Strategie.
Sicherheit in die Entwicklung integrieren
Der zunehmende Einsatz von KI-gestützten Tools in der Softwareentwicklung verspricht schnelleres Programmieren, weniger Routineaufgaben und eine gesteigerte Produktivität. Eine aktuelle Analyse von Armis Labs zeigt jedoch, welche Sicherheitsrisiken entstehen, wenn sich Entwickler zu stark auf KI-generierten Code verlassen - insbesondere dann, wenn manuelle Prüfungen entfallen und automatisierte Vorschläge ungeprüft übernommen werden.