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IT entlasten durch Cloud-Services


Cloud Computing-Services sind in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar
Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal

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Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie "Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten.

Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken.

Lesen Sie mehr zum Thema "DSGVO"

Hier einige Tipps dazu:

Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.

Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook heraus auf Kundendaten in ihrer Buchhaltung zugreifen können, ohne ein neues Programm zu starten. Das gilt auch für den schnelleren Zugriff auf Geschäftsinformationen, Kontaktdaten und Notizen von unterwegs. Möglich wird beides durch eine Integration von Buchhaltungsprogramm und Office-Software aus der Cloud. Damit können Mitarbeiter beispielsweise ihre Zeit auf Geschäftsreisen produktiver nutzen, indem sie Geschäftsprozesse per Tablet und Smartphone vorantreiben.

Archiv digitalisieren
IT-Eingangsrechnungen, Verträge und Formulare aller Art – die Papierberge in vielen Unternehmen wachsen in den Himmel. Dabei erlauben die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) schon seit 2015, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, wenn Unternehmen dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen.

Dadurch lässt sich unter anderem viel Platz im Büro sparen. Außerdem sorgt die Verfahrensdokumentation dafür, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle nötigen Informationen in geeigneter Form vorliegen. Und natürlich profitieren die Mitarbeiter intern enorm davon, dass alle Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm verfügbar sind und nicht lange in Schränken und Ordnern gesucht werden müssen.

IT entlasten durch Cloud-Services
In Buchhaltung und Personalwesen fallen täglich persönliche und personenbezogene Daten an. Die dafür nötigen Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine wichtige Aufgabe, der sich viele Firmen mit ihrer bestehenden IT kaum gewachsen fühlen. Das liegt unter anderem daran, dass IT-Sicherheitsexperten für Anwenderunternehmen infolge des Fachkräftemangels schwer zu finden sind.

Aber auch der physische Schutz der Rechnersysteme erfordert einen Aufwand, der von mittelständischen Firmen wirtschaftlich kaum zu leisten ist. Spezialisierte Cloud-Dienstleister hingegen verfügen sowohl über das erforderliche Know-how als auch über zertifizierte Rechenzentren, die alle gesetzlichen Anforderungen inklusive der DSGVO erfüllen. Darüber hinaus sind Cloud-Services in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar. Zusätzlich verringern sie beispielsweise den Aufwand für Wartung und Pflege von Software durch automatische Updates.

Zusatzaufwand für DSGVO reduzieren
Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Und die droht mit erheblichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz: Bis zu vier Prozent vom Jahreseinkommen oder 20 Millionen Euro kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht künftig kosten.

Um einen vorschriftsmäßigen Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, kommt es vor allem darauf an, genau zu dokumentieren: bestehende Datenschutzmaßnahmen ebenso wie die neuen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift. Damit Unternehmen dabei möglichst effizient und effektiv vorgehen, haben die Experten von Sage zum einen ihre Software-Produkte und Cloud-Services DSGVO-bereit gestaltet, und zum anderen eine Sammlung Checklisten, Leitfäden und weiterführenden Informationen zum Thema bereitgestellt.

Bessere Mitarbeitererfahrung ermöglichen
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Das stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen von Unternehmen. Der Kampf um die besten Mitarbeiter wird zur existenziellen Herausforderung. Sie wollen die Aufmerksamkeit der besten Leute wecken, sie für das Unternehmen gewinnen und längerfristig binden. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen. In Firmen mit 200 oder mehr Beschäftigten ist das ohne spezielle Software für das Personalwesen kaum machbar. Vor allem schnell wachsende mittelständische Unternehmen erwarten von ihren HR-Lösungen mehr als die Abwicklung von transaktionellen HR-Prozessen. Es kommt darauf an, die Motivation der Mitarbeiter besser zu verstehen und mit der Personalentwicklung abzustimmen. Das Ergebnis: Einfachere und schnellere Prozesse, beispielsweise im Bewerbermanagement, bei Reisekostenabrechnungen oder in der Weiterbildung. Das schafft nicht nur eine bessere Mitarbeitererfahrung, sondern erhöht außerdem die Produktivität – nicht nur im Personalwesen.

Zahlungsmanagement automatisieren
Das Problem kennt jeder Unternehmer: säumige Zahler. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting im Auftrag von Sage mit dem Titel "Delayed reactions: the impact of late payments" belegt: Fast ein Zehntel (9 Prozent) aller Rechnungen in Deutschland wird zu spät beglichen. Das heißt, die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Die Folge: Im Cash-Flow fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro.

Dabei gibt es zumeist weder auf Seiten der Schuldner noch auf Seiten der Gläubiger überzeugende Gründe für den Zahlungsverzug. Mit einem durchgängigen, weitgehend automatisierten Zahlungsmanagement ließe sich der Zahlungseingang in vielen Fällen ohne zusätzlichen Aufwand beschleunigen. So erhöht die Digitalisierung neben der Produktivität auch die Liquidität des Unternehmens. (Sage: ra)

eingetragen: 17.03.18
Newsletterlauf: 17.04.18

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Meldungen: Tipps und Hinweise

  • AIOps-Ansatz liefert klare Vorteile

    Über Fehler in ihrem IT-Betrieb erfahren Unternehmen heute meist dadurch, dass sich Kunden über Probleme beschweren. Eine Umfrage von AppDynamics hat ergeben, dass 58 Prozent der IT-Teams durch Anrufe oder Kunden-E-Mails über Fehlfunktionen informiert werden. Führungskräfte oder andere Mitarbeiter außerhalb der IT entdecken 55 Prozent der bekannten Probleme. 38 Prozent werden durch User Posts in sozialen Netzwerken aufgedeckt. Natürlich wäre es für alle Beteiligten besser, wenn Unternehmen Fehler finden, bevor sich Kunden beschweren, oder sogar strukturelle Probleme so früh erkennen, dass Fehler gar nicht erst auftreten. Die enorme Komplexität heutiger Systeme und Infrastrukturen erlaubt das, zumindest auf konventionellen Wegen, nicht mehr. In einem vergleichsweise einfachen technischen System, wie einer Dampfmaschine, kann ein guter Maschinist durch regelmäßige Wartung für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Er weiß, wo er seine Maschine schmieren muss, welche Belastungen er ihr zumuten kann und wann es Zeit wird, Verschleißteile auszutauschen. In modernen digitalen Systemen können Menschen dieses Verständnis nicht mehr erreichen.

  • Angst vor einem "Lock-in"

    Die Wahl der richtigen Plattform für Unternehmensapplikationen mag auf den ersten Blick nebensächlich erscheinen, dabei hat sie immensen Einfluss auf alle folgenden Entscheidungen im Hinblick auf die Entwicklungsumgebung. Denn fällt die Wahl auf den falschen Cloud Computing-Anbieter, das falsche Betriebssystem oder die falsche Programmiersprache kann das im Nachhinein bei Mitarbeitern zu Unzufriedenheit und Zähneknirschen führen und durch erhöhten Personalaufwand richtig teuer werden. Um das zu vermeiden, geht der Trend in Entwicklungsteams immer mehr zu (Software-)Containern und Microservices. Indem sie Fremdmaterial entfernen und die Größe der Images auf das erforderliche Maß reduzieren, erleichtern es Container, Software zielgerichtet einzusetzen. Und diese Konzentration auf das Wesentliche steigert die Produktivität von Entwicklern enorm. Eine Umfrage von 451 Research hat das jüngst noch einmal eindrucksvoll belegt: Rund 57 Prozent der befragten Unternehmen nannten die Produktivität der Entwickler als einen entscheidenden Grund für ihren Wechsel zu Containern.

  • Wie Hosting scheitern kann

    Wer ein Unternehmen betreibt, kommt um eine Präsenz im Web nicht herum. Egal ob Gastronomie, Industrie, Handwerk, Fashion, Kosmetik, Medien, Versicherungen oder Anwälte, selbst kleinste Privatunternehmer nutzen eine Internetseite, um ihre Dienste oder Produkte anzubieten. Dabei ist es wichtig, dass die Seite online immer verfügbar ist, sehr schnell lädt und es nicht zu Ausfallzeiten kommt. Je mehr Inhalt eine Website bietet und je höher die Besucherzahlen sind, umso größer ist die Gefahr, dass es zu Ausfällen oder langen Ladezeiten kommt. Dies betrifft jedoch nicht nur kleine Unternehmen, sondern auch Mittelständler und Enterprise. "Ein optimaler Webauftritt kann nur mithilfe von Hosting in professionellen Rechenzentren ausfallsicher und hochperformant abgebildet werden", weiß Torben Belz, Geschäftsführer der Plutex GmbH, und fügt hinzu: "Wer sich im Dschungel der Hosting-Optionen nicht auskennt, kann hier schnell Fehler machen."

  • Georedundanz gebender Rechenzentren

    Kurz vor Weihnachten hat das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) seine Empfehlung für die Entfernung georedundanter Rechenzentren von fünf auf 200 Kilometer angehoben. Die Gründe für diese Empfehlung sind im neuen Leitfaden des BSI "Kriterien fu¨r die Standortwahl höchstverfügbarer und georedundanter Rechenzentren" genau dokumentiert. Was die Entfernung von einander Georedundanz gebender Rechenzentren betrifft, empfahl das BSI bisher einen Mindestabstand von fünf Kilometern. Mit der neuen, im Dezember 2018 veröffentlichten Empfehlung, hebt das BSI diese Distanz drastisch an. "Da es aber, insbesondere durch den Blick in die Vergangenheit, nicht möglich ist, zukünftige potentiell schädliche Situationen und Ereignisse ausreichend sicher vorherzusagen, sollten einander Georedundanz gebende Rechenzentren einen Mindestabstand von circa 200 Kilometer zueinander haben", führt das BSI in seinen Standort-Kriterien unter Punkt 3.3 aus - 40-mal so viel wie bisher. "Ist im Einzelfall ein deutlich geringerer Abstand unabweisbar", so das BSI weiter, " ist diese Notwendigkeit schriftlich ausführlich darzulegen und einer Risikoanalyse zu unterziehen". Doch auch dann, sollten georedundante Rechenzentren keinesfalls unter 100 Kilometer auseinanderliegen.

  • Cloud-Migration schnell und sicher umsetzen

    Entscheiden sich Unternehmen, ihre Applikationen in die Cloud zu migrieren, können sie nur profitieren. Denn die Cloud macht viele Digitalinnovationen überhaupt erst möglich. Allerdings kann beim Weg in die Cloud auch einiges schief gehen: Mangelndes Know-how, unrealistische Zeitvorgaben oder die Wahl der falschen Plattform sind gängige Stolpersteine. Richtig geplant wird die Migration in die Cloud jedoch zum Erfolgsprojekt. Rackspace hat drei Punkte zusammengestellt, auf die es bei der Planung ankommt.

  • Geschäftsprozesse in die Cloud verlagern

    Die Verlagerung von Geschäftsprozessen und Applikationen in die Cloud erfordert eine genaue Planung, damit die Datensicherheit zu jeder Zeit und in jedem Detail gewährleistet ist. Die Diskussion um den Einsatz von Cloud-Technologien ist mittlerweile nicht mehr von Sicherheitsbedenken geprägt. Heute wollen Unternehmen in erster Linie die damit verbundenen Chancen nutzen, um die Digitale Transformation voranzutreiben. Wenn Unternehmen komplette Geschäftsprozesse in die Cloud verlagern, lassen sich die erwarteten betriebswirtschaftlichen Ziele nur dann erreichen, wenn die Migration von Anfang an durch eine umfassende IT-Security-Strategie abgesichert ist - bei der die Sicherheit der Daten eine entscheidende Rolle spielt. NTT Security konkretisiert die wichtigsten Aktivitäten in fünf Schritten.

  • Daten nur verschlüsselt in der Cloud speichern

    Das Nutzen von Cloud Computing-Services gehört für die Mehrheit der Unternehmen längst zum festen Bestandteil der IT-Strategie. Die Möglichkeit des Datenzugriffs jederzeit und überall bringt zahlreiche Vorteile mit sich, allen voran verbesserte Flexibilität und erhöhte Produktivität. Die gestiegene Popularität dieser Dienste ist jedoch von böswilligen Akteuren nicht unbemerkt geblieben, was neue Arten von Cyberangriffen hervorgebracht hat. Eine Taktik, die in den vergangenen Jahren zunehmend zum Einsatz kam, ist der sogenannte "Man-in-the-Cloud" (MitC)-Angriff.

  • Daten in der Cloud und Cloud-Workloads

    As-a-Service-Lösungen verbreiten sich immer weiter. Dabei haben wir es längst nicht mehr mit einer einzigen Cloud zu tun. 82 Prozent der Unternehmen nutzen mehr als zehn verschiedene Public-Cloud-Dienste, so eine aktuelle Studie von McAfee. Dazu kommen noch Private Clouds und On-Premise-Systeme. Traditionelle Sicherheitssysteme stoßen im Angesicht dieser neuen komplexen Architekturen schnell an ihre Grenzen und Unternehmen drohen den Überblick zu verlieren. Rolf Haas, Enterprise Technology Specialist von McAfee, hat fünf Tipps um das zu verhindern:

  • Data Warehouse als erstes in die Cloud

    Die Migration des Data Warehouse in die Cloud ist für Unternehmen, die Teile ihrer Infrastruktur in die Cloud verlegen, ein wichtiger und über kurz oder lang auch notwendiger Schritt. Als eines der wichtigsten Puzzleteile der Infrastruktur, ist er leider auch meist sehr komplex und mit hohen Kosten verbunden. Anstatt die Migration dieses wichtigen Bestandteils der Dateninfrastruktur unnötig zu verzögern, können Unternehmen auf Automation setzen, um den Prozess zu vereinfachen. Ein wichtiges langfristiges Ziel vieler Unternehmen, im Prozess der Digitalen Transformation, ist die Nutzung von Cloud-Technologien. Schaut man sich die Zahlen der Cloud-Adaption jedoch genauer an, so sind offenkundig noch viele Unternehmen weit davon entfernt Teile ihrer Infrastruktur in die Cloud zu migrieren. Anstatt das langfristige Ziel Cloud, entschlossen anzupacken, prokrastinieren diese Unternehmen und setzen stattdessen oft auf Zwischenlösungen oder Abkürzungen. Und anstatt die wichtigen Bestandteile der Infrastruktur zuerst zu migrieren, wählen sie zuerst eher einfach zu migrierende Teile aus.

  • Datenstrategie braucht mehr als Tools

    Die Menschheit produziert 2,5 Trillionen Bytes pro Tag. In den letzten zwei Jahren wurden mehr Daten gesammelt, als in der gesamten Menschheitsgeschichte zusammen. Für jeden Menschen entstehen pro Sekunde 1,7 Megabyte neue Rohinformationen. Kurzum: Die Datenflut ist unaufhaltsam. Wobei diese Datenflut nicht automatisch bedeutet, dass daraus auch Wissen entsteht. Daten und Informationen an sich haben zunächst keinen Wert. Sie sind wie Rohdiamanten, die erst durch ihre Verarbeitung Brillanz gewinnen. Auch für Unternehmen entfalten Kundendaten erst ihren Wert, wenn sie ausgewertet einen Erkenntnisgewinn liefern, der zu neuen Handlungsoptionen führt. Das bedeutet, dass Unternehmen eine Datenstrategie brauchen, die ihre Geschäftsprozesse fundiert und leitet.