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IT entlasten durch Cloud-Services


Cloud Computing-Services sind in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar
Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal

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Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie "Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten.

Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken.

Lesen Sie mehr zum Thema "DSGVO"

Hier einige Tipps dazu:

Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.

Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook heraus auf Kundendaten in ihrer Buchhaltung zugreifen können, ohne ein neues Programm zu starten. Das gilt auch für den schnelleren Zugriff auf Geschäftsinformationen, Kontaktdaten und Notizen von unterwegs. Möglich wird beides durch eine Integration von Buchhaltungsprogramm und Office-Software aus der Cloud. Damit können Mitarbeiter beispielsweise ihre Zeit auf Geschäftsreisen produktiver nutzen, indem sie Geschäftsprozesse per Tablet und Smartphone vorantreiben.

Archiv digitalisieren
IT-Eingangsrechnungen, Verträge und Formulare aller Art – die Papierberge in vielen Unternehmen wachsen in den Himmel. Dabei erlauben die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) schon seit 2015, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, wenn Unternehmen dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen.

Dadurch lässt sich unter anderem viel Platz im Büro sparen. Außerdem sorgt die Verfahrensdokumentation dafür, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle nötigen Informationen in geeigneter Form vorliegen. Und natürlich profitieren die Mitarbeiter intern enorm davon, dass alle Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm verfügbar sind und nicht lange in Schränken und Ordnern gesucht werden müssen.

IT entlasten durch Cloud-Services
In Buchhaltung und Personalwesen fallen täglich persönliche und personenbezogene Daten an. Die dafür nötigen Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine wichtige Aufgabe, der sich viele Firmen mit ihrer bestehenden IT kaum gewachsen fühlen. Das liegt unter anderem daran, dass IT-Sicherheitsexperten für Anwenderunternehmen infolge des Fachkräftemangels schwer zu finden sind.

Aber auch der physische Schutz der Rechnersysteme erfordert einen Aufwand, der von mittelständischen Firmen wirtschaftlich kaum zu leisten ist. Spezialisierte Cloud-Dienstleister hingegen verfügen sowohl über das erforderliche Know-how als auch über zertifizierte Rechenzentren, die alle gesetzlichen Anforderungen inklusive der DSGVO erfüllen. Darüber hinaus sind Cloud-Services in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar. Zusätzlich verringern sie beispielsweise den Aufwand für Wartung und Pflege von Software durch automatische Updates.

Zusatzaufwand für DSGVO reduzieren
Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Und die droht mit erheblichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz: Bis zu vier Prozent vom Jahreseinkommen oder 20 Millionen Euro kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht künftig kosten.

Um einen vorschriftsmäßigen Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, kommt es vor allem darauf an, genau zu dokumentieren: bestehende Datenschutzmaßnahmen ebenso wie die neuen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift. Damit Unternehmen dabei möglichst effizient und effektiv vorgehen, haben die Experten von Sage zum einen ihre Software-Produkte und Cloud-Services DSGVO-bereit gestaltet, und zum anderen eine Sammlung Checklisten, Leitfäden und weiterführenden Informationen zum Thema bereitgestellt.

Bessere Mitarbeitererfahrung ermöglichen
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Das stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen von Unternehmen. Der Kampf um die besten Mitarbeiter wird zur existenziellen Herausforderung. Sie wollen die Aufmerksamkeit der besten Leute wecken, sie für das Unternehmen gewinnen und längerfristig binden. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen. In Firmen mit 200 oder mehr Beschäftigten ist das ohne spezielle Software für das Personalwesen kaum machbar. Vor allem schnell wachsende mittelständische Unternehmen erwarten von ihren HR-Lösungen mehr als die Abwicklung von transaktionellen HR-Prozessen. Es kommt darauf an, die Motivation der Mitarbeiter besser zu verstehen und mit der Personalentwicklung abzustimmen. Das Ergebnis: Einfachere und schnellere Prozesse, beispielsweise im Bewerbermanagement, bei Reisekostenabrechnungen oder in der Weiterbildung. Das schafft nicht nur eine bessere Mitarbeitererfahrung, sondern erhöht außerdem die Produktivität – nicht nur im Personalwesen.

Zahlungsmanagement automatisieren
Das Problem kennt jeder Unternehmer: säumige Zahler. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting im Auftrag von Sage mit dem Titel "Delayed reactions: the impact of late payments" belegt: Fast ein Zehntel (9 Prozent) aller Rechnungen in Deutschland wird zu spät beglichen. Das heißt, die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Die Folge: Im Cash-Flow fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro.

Dabei gibt es zumeist weder auf Seiten der Schuldner noch auf Seiten der Gläubiger überzeugende Gründe für den Zahlungsverzug. Mit einem durchgängigen, weitgehend automatisierten Zahlungsmanagement ließe sich der Zahlungseingang in vielen Fällen ohne zusätzlichen Aufwand beschleunigen. So erhöht die Digitalisierung neben der Produktivität auch die Liquidität des Unternehmens. (Sage: ra)

eingetragen: 17.03.18
Newsletterlauf: 17.04.18

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Meldungen: Tipps und Hinweise

  • Sichere SD-WAN-Bereitstellung

    Unternehmen, deren Standorte landes- oder weltweit verteilt sind, verbinden diese häufig seit Jahren, wenn nicht seit Jahrzehnten, per MPLS-Leitungen (Multiprotocol Label Switching). Doch vor allem durch den steigenden Einsatz von Cloud Computing-Technologien ist diese Architektur mittlerweile veraltet. User, Daten und Anwendungen sind heutzutage weit verstreut, Angestellte arbeiten von überall aus und nutzen eine Vielzahl an Geräten. Vor dieser Entwicklung war die Implementierung von Sicherheitskontrollen relativ einfach dahingehend, dass ein definierter Perimeter um alle zu schützenden Vermögenswerte eines Unternehmens existierte. So konnten IT-Teams eine Vielzahl von Sicherheitstechnologien zentral einsetzen. Remote-Standorte wurden in diesen Sicherheitsbereich einbezogen, indem der gesamte Verkehr über MPLS zu einer großen zentralen Firewall umgeleitet wurde, die für die Traffic-Regulierung und Durchsetzung der Sicherheitsrichtlinien sorgte.

  • Herausfinden, was migriert werden muss

    Mehr als 70 Prozent aller Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit Microservices. Viele haben sie bereits im Einsatz, andere bereiten gerade die Migration vor - und das mit gutem Grund. Sie versprechen sich davon eine schnellere Weiterentwicklung ihrer Anwendungen, mehr Flexibilität, mehr Leistungsfähigkeit und eine bessere Skalierbarkeit. Wer den Umstieg jedoch unbedacht angeht, schafft mehr Probleme als er löst. Gregor Keller, Sales Engineering Manager bei AppDynamics, nennt als Application-Performance-Expertin die drei größten Herausforderungen, die ihnen tagtäglich begegnen.

  • Technische Umsetzung von IoT-Projekten

    Viele Unternehmen zögern noch bei der Umsetzung von Internet of Things (IoT)-Projekten. Sie verrennen sich in technischen Überlegungen, statt sich auf das zu fokussieren, worauf es eigentlich ankommt: Mit angemessenem Aufwand schnell einen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen. Mehr Mut ist gefragt. Die folgenden vier Tipps helfen dabei. Unternehmen beginnen ein IoT-Projekt häufig mit einem Proof of Concept, um die technische Machbarkeit zu prüfen. Was Sie dabei verkennen: Die Basistechnologie ist heute so weit fortgeschritten, dass sie kein limitierender Faktor mehr ist. Man braucht sich darüber gar nicht so sehr den Kopf zu zerbrechen.

  • Autonome Unternehmen managen Daten effizienter

    Autonome Fahrzeuge sind - zumindest in den Medien - sehr präsent, auch bei Menschen, die sich nicht zu den Autoliebhabern zählen. Ein ähnlich spannendes Thema ist das "autonome Unternehmen" - was im Gegensatz zu autonomen Fahrzeugen jedoch unmittelbar vor der Tür, steht. Denn der Einsatz modernster Technologien in der Unternehmens-IT ist weitaus unproblematischer als autonome Fahrzeuge auf die Straße zu bringen. Analog zu selbstfahrenden Autos nutzen auch autonome Unternehmen künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT), um Unternehmenssysteme und Businessprozesse zu steuern. Die maschinell gewonnene Erfahrung aus tausenden ähnlicher Prozesse stellt sicher, dass die IT optimal läuft. Menschliche Eingriffe sind nur im Ausnahmefall erforderlich.

  • Backup und Disaster Recovery

    Zeitgemäßes Backup und Wiederherstellung stellen keine technischen Herausforderungen mehr dar, sondern sind vor allem wirtschaftlich zu definierende Prozesse. Umfrageergebnisse unter Kunden und Partnern von Arcserve zeigen zudem, dass ein einfacher, umfassender Schutz der Daten im Zusammenspiel mit der IT-Sicherheit zu den neuen Anforderungen an Sicherungen gehört. Arcserve nennt fünf Richtlinien, um Datensicherheit sicher, effizient und im Zusammenspiel von Backup und IT-Sicherheit zu gestalten und diese auch dokumentieren zu können. Die Ergebnisse einer internationalen Befragung von Arcserve aus dem Frühjahr 2018 unter 600 Kunden und Partnern in fünfzehn Ländern erlauben es, die zeitgemäßen Erwartungen der Unternehmen an ihre Backup-Lösungen abzulesen.

  • One-fits-all fuktioniert nicht bei Cloud-Konzepten

    Bei der Cloud-Nutzung zählt das verarbeitende Gewerbe zu den Top-Anwendern. Zu diesem Schluss gelangt die von der Rackspace Germany GmbH in Auftrag gegebene Studie "Cloud und Cloud Managed Services im Manufacturing-Umfeld". Durchgeführt hat sie das Marktforschungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC). 59 Prozent der befragten Unternehmen haben demnach bereits Cloud-Lösungen im IoT-Umfeld im Einsatz. Aus gutem Grund: Für die Cloud-Nutzung sprechen für die Mehrheit der Unternehmen die Flexibilität, Agilität und Skalierbarkeit im Betrieb (84 Prozent), die Optimierung der Employee Experience bzw. der Customer Experience (84 Prozent) und die Erhöhung der Kosteneffizienz (83 Prozent). Dabei arbeiten die meisten Unternehmen mit Multi-Cloud-Lösungen, die das Beste aus dem Angebot der jeweiligen Cloud Computing-Anbieter kombinieren.

  • Anforderungen an IT-Strukturen anspruchsvoller

    Die Anforderungen der Digitalisierung führen dazu, dass IT-Fachkräfte in vielen Betrieben überlastet sind. Nur bei wenigen Unternehmen - davon hauptsächlich Großkonzerne - hat es sich als strategisch klugen Schritt erwiesen, die gesamte IT auszulagern ("Outsourcing") und von einer externen Firmentochter oder einem Dienstleister managen zu lassen. Für Klein- und Mittelständische Unternehmen KMU bietet sich eine andere Lösung an: Das Auslagern von IT-Prozessen und Teilbereichen an sogenannte Managed Service Provider (MSP). Eigene Mitarbeiter werdenso entlastet und können sich wieder ihren Kernaufgaben widmen. Der europäische IT-Security Hersteller Eset nennt in seinem Artikel "Warum Unternehmen auf MSP setzen sollten" fünf entscheidende Vorteile von MSPs, die gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nutzen sollten.

  • Multi-Cloud: Nicht für jedes Unternehmen

    Multi-Cloud-Umgebungen stellen für kleine und mittelständische Unternehmen nicht immer die beste Lösung dar. Der IT-Dienstleister Consol zeigt, für wen sich eine Multi-Cloud eignet. Jeder Cloud-Anbieter bringt seine eigenen Stärken und Schwächen mit. Daher zielen immer mehr Unternehmen auf einen Best-of-Breed-Ansatz ab, in dem sie die besten Eigenschaften der einzelnen Cloud Computing-Anbieter in einem Multi-Cloud-Ansatz vereinen. Hierbei laufen die Anwendungen der Unternehmen bei verschiedenen Public-Cloud-Anbietern. "Nach der Einschätzung und den Erfahrungswerten von Consol ist ein Multi-Cloud-Modell aber nicht für jedes Unternehmen die beste Lösung, im Gegenteil. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen kann die bessere Strategie sein, sich auf einen einzigen Anbieter zu konzentrieren", erklärt Lukas Höfer, Senior IT-Consultant bei Consol in München.

  • Herausforderung Netzwerk-Edge

    Digitalisierung und IoT gehören zu den meistdiskutierten Themen für die strategische Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen in Unternehmen und die Bereitstellung neuer Angebote. Weniger diskutiert wird die Infrastruktur, die für die Umsetzung dieser Entwicklungen nötig ist. Das Netzwerk ist nicht nur die Basis für die heute erforderliche Agilität und unterbrechungsfreie Konnektivität, sondern auch der Wegbereiter für digitale Initiativen. Dabei spielt die Netzwerk-Edge eine Schlüsselrolle mit der Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen können. Denn hier verbinden sich Mitarbeiter, Kunden und Partner miteinander. Den Edge-Bereich optimal zu handhaben kann daher heute den entscheidenden Faktor für Geschäftserfolge oder Niederlagen ausmachen. Netzwerkspezialist Extreme Networks hat die fünf größten Herausforderungen zusammengefasst, die Unternehmen hierbei bewältigen müssen und zeigt auf, wie Weiterentwicklungen in der Netzwerktechnologie dabei helfen können.

  • Fünf Sicherheitslücken durch hybride IT

    Prozesse sowohl im eigenen Rechenzentrum als auch in der Cloud zu betreiben, kann gefährlich sein - wenn zentrale Policies fehlen oder nicht durchgesetzt werden. Selbst wenn auf lokalen Rechenzentren optimale Sicherheit herrscht, können mangelhaft geschützte Cloud Computing-Anbieter das System als Ganzes gefährden. Travis Greene, Director of Strategy, IT Operations bei Micro Focus, hat fünf Punkte zusammengestellt, die Unternehmen mit hybrider IT beachten sollten. Im traditionellen Wasserfallmodell erfolgt das Security Testing häufig am Ende des Entwicklungszyklus - nach den unvermeidlichen Verzögerungen im Entwicklungsprozess oft unter Zeitdruck. Die Testingphase wird dennoch meist abgeschlossen. Ein verspätetes Deployment nimmt man in Kauf, wenn von der Stabilität der Anwendung der Umsatz abhängt.