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Nach dem Homeoffice kommt das Aufräumen

Im ersten Quartal 2020 haben neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet
Sechs Wochen Improvisation könnten Unternehmen neun Millionen Manntage kosten

Digitalisierung und Remote Arbeiten haben drastisch an Akzeptanz gewonnen: Nach einer aktuellen Bitkom-Studie haben im ersten Quartal 2020 neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet. Die schiere Zahl legt nahe, dass nicht alle von langer Hand darauf vorbereitet waren: "Ich vermute, dass viele Cloud Computing-Lösungen genutzt haben, um Dokumente auszutauschen – und die virtuellen Desktops der Mitarbeiter überfüllt sind", meint Norbert Gronau, Professor am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Prozesse und Systeme der Universität Potsdam. Das könnte erheblichen Zusatzaufwand für die Unternehmen bedeuten, rechnet Sven Kaiser vom ECM-Spezialisten Optimal Systems vor: Nach sechs Wochen improvisierter Heimarbeit geschätzte neun Millionen Manntage für das Suchen, Ablegen und korrekte Archivieren der im Homeoffice erzeugten und bearbeiteten Dateien.

Den Angestellten Homeoffice-Tage anzubieten, galt lange Zeit als "Goodie" des Chefs zur Mitarbeiterbindung. Bevor es für viele Unternehmen zur betrieblichen Notwendigkeit wurde. Die Entscheidung für verteiltes Arbeiten ist aber weit mehr als ein Zugeständnis, weiß Sven Kaiser, Marketingleiter des Spezialisten für Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen bei Optimal Systems. "Mitarbeiter müssen von Zuhause nicht nur auf Daten und Projekt-Unterlagen zugreifen können. Es gilt auch, bei der Bearbeitung eine strukturierte Ablage, transparente Versionierung und revisionssichere Archivierung zu gewährleisten." Je größer und zahlreicher die verteilten Teams, desto kritischer wird die Erfüllung dieser Anforderungen – das gilt erst recht über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg

Rechtliche Risiken en masse
Die Einrichtung solcher Lösungen braucht Zeit: Wer die nicht hat, hat oft ein Problem. Vielleicht nicht sofort: "Ich würde vermuten, dass dort, wo ein Ablage- und Dokumentenmanagement fehlt, mit halblegalen Mitteln, also kostenlosen Cloud Computing-Diensten, gearbeitet wurde, damit es vorwärts geht", sagt Norbert Gronau von der Uni Potsdam. Seiner Erfahrung nach gibt es neben vielen sehr strukturiert aufgestellten Betrieben auch eine große Zahl an Firmen, die der Lockdown völlig unvorbereitet getroffen hat: "Wir sprechen hier von rund anderthalb Millionen Unternehmen, die auf solche Adhoc-Lösungen angewiesen sind – oder schlimmer noch: sich die Dokumente per E-Mail hin- und herschicken. Da kann man sie dann auch gleich am Marktplatz aushängen."

Sicherheit ist ein Aspekt, der bei improvisierten Homeoffices oft zu kurz kommen dürfte. Der andere sind die Folgeaufwände: "Bis zu einem Viertel seiner Zeit verbringt man immer mit dem Finden, Einordnen und Bewerten von Dokumenten", weiß Gronau. Wer dabei keine technische Unterstützung hat, hat es nicht nur schwerer: Er muss die strukturierte Ablage auf dem Firmenserver nach der Rückkehr ins Büro händisch nachholen. Rund zehn Prozent der im Homeoffice geleisteten Arbeitszeit könnten dafür zu einem späteren Zeitpunkt als Mehraufwand anfallen, schätzt der Wirtschaftsinformatiker.

ECM spart Geld – und Nerven
Eine Unternehmensumfrage von Optimal Systems mit knapp 150 Teilnehmern belegt, dass jene, die bereits eine leistungsfähige ECM-Lösung etabliert und frühzeitig auf vollständig digitalisierte Prozesse gesetzt haben, am wenigsten über Einschränkungen oder Probleme bei Bearbeitung täglicher Aufgaben in verteilten Teams berichten. Entsprechend zuversichtlich blicken sie in die Zukunft – trotz Krise: Rund 80 Prozent gehen davon aus, dass sie die aktuelle Situation in sechs Monaten "gut" oder "sehr gut" bewältigt haben werden. Vermisst werden von Umfrageteilnehmern ohne ECM vor allem eine "gemeinsame, verfügbare Dateiablage", "griffbereite Projektdateien" und ein "nachvollziehbarer Dokumentenfluss".

Diesen im Nachgang – mit der Rückkehr zum Büroalltag – wieder händisch herzustellen, könnte der ohnehin gebeutelten Wirtschaft zusätzliche Lasten aufbürden. "Neun Millionen Arbeitnehmer, die kurzfristig ins Homeoffice wechseln mussten, haben in sechs Wochen 270 Millionen Manntage gearbeitet", rechnet Kaiser von Optimal Systems vor: "Zehn Prozent dieser Zeit für die Nachbearbeitung entsprächen 216 Millionen Arbeitsstunden. Selbst wenn nur ein Drittel der spontan ins Homeoffice verlegten Mitarbeiter tatsächlich improvisiert hat, wären das noch immer fast neun Millionen Manntage oder 72 Millionen Arbeitsstunden – eine gigantische Kostenlast im Vergleich zu der Investition in ein leistungsstarkes ECM wie enaio." (Optimal Systems: ra)

eingetragen: 12.05.20
Newsletterlauf: 24.07.20

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IT Security - Angriffe & Lecks

Neue Backdoor im Einsatz
Seit Mitte 2024 beobachten die Bitdefender Labs ein neues Muster bösartiger gezielter Attacken mit dem Ziel, langfristigen Zugriff auf die Opfernetze zu erlangen. Die neuen Akteure, von Bitdefender Curly COMrades benannt, unterstützen offensichtlich russische Interessen und attackieren Unternehmen und Betreiber kritischer Infrastrukturen. Die Opfer befinden sich vor allem in Krisengebieten der aktuellen Geopolitik - darunter Justiz- und Regierungsbehörden in Georgien sowie Energieversorgungsunternehmen in Moldawien.
Attacke gegen Krypto-Währungen
Sicherheitsforscher von Check Point sind einer weiteren Attacke gegen Krypto-Währungen auf die Spur gekommen. Betrügerische Werbeanzeigen über Social Media, die sich als vermeintliche Apps und Finanzdienstleister ausgeben, sollen Nutzer in die Falle locken. Die Kampagne läuft erfolgreich, vor allem in der Europäischen Union, mit über 35000 verseuchten Werbeanzeigen.

IT Security - Fachbeiträge

Malware in Dokumenten
Die Digitalisierung des Finanzsektors und die Verarbeitung großer Mengen sensibler Daten machen Finanzdienstleister zunehmend zur Zielscheibe für Cyberkriminelle. Angreifer setzen dabei auf bewährte Methoden wie Social Engineering, Phishing oder Ransomware, um Systeme zu kompromittieren, Informationen abzugreifen, Unternehmen zu erpressen oder Betriebsstörungen zu verursachen. Besonders häufig wählen sie Angriffspfade, die sich im Arbeitsalltag etabliert haben. Mit Malware infizierte Dokumente stellen immer noch eine oft unterschätzte Bedrohung dar. Der folgende Beitrag erläutert die Gefahr, die von diesem Angriffsvektor ausgeht und wie ein mehrschichtiger Schutzansatz die Cybersicherheit im Finanzumfeld stärken kann.
Aufgaben einer DORA-Compliance lösen
Der Digital Operational Resilience Act (DORA), welcher am 17. Januar 2025 in Kraft getreten ist, betrifft nicht nur Anbieter von Finanzdiensten, sondern auch deren IT-Dienstleister: Dazu gehören sowohl Partner und Distributoren, aber auch indirekte IT-Dienstanbieter, wie die Anbieter von IT-Sicherheitsplattformen. Der Kreis der Unternehmen, für die sich aus dem Gesetz neue Hausaufgaben ergeben, ist also größer als vermutet. Für alle ist DORA aber eine Chance, die Resilienz ihrer IT-Infrastruktur gegen Cyberangriffe jetzt zu erhöhen.

IT Security - Tipps / Hintergrund / Wissen

Grenze des Risikomanagements
Mit der KI befinden wir uns an einem interessanten Wendepunkt, an dem neue Möglichkeiten Gestalt annehmen: Lebensrettende Fortschritte im Gesundheitswesen und im Transportwesen sowie die Nachbildung von Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, wie der verstorbenen Suzanne Somers, sind keine Science-Fiction mehr. Gleichzeitig waren die Sicherheitsbedenken in Bezug auf KI noch nie so groß wie heute. Es besteht ein enormer Bedarf an mehr Bewusstsein und Schutz vor Cyberkriminellen, die in KI-Systeme und -Tools eindringen. Zwar kann KI zur Bekämpfung dieser Betrüger eingesetzt werden, doch ist ein gemischter Ansatz, bei dem herkömmliche Tools mit KI kombiniert werden, die effektivere Strategie.
Sicherheit in die Entwicklung integrieren
Der zunehmende Einsatz von KI-gestützten Tools in der Softwareentwicklung verspricht schnelleres Programmieren, weniger Routineaufgaben und eine gesteigerte Produktivität. Eine aktuelle Analyse von Armis Labs zeigt jedoch, welche Sicherheitsrisiken entstehen, wenn sich Entwickler zu stark auf KI-generierten Code verlassen - insbesondere dann, wenn manuelle Prüfungen entfallen und automatisierte Vorschläge ungeprüft übernommen werden.