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Wie man unseriöse Outsourcing-Anbieter erkennt

Outsourcer-Wahl: Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen
Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein

(08.10.13) - Unerkannte Sicherheitslecks, sensible Daten auf ausgedienten Festplatten bei eBay oder unverschlossene Umschläge bei der Lohnabrechnung: Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit sind das A und O im Bereich Personalbuchhaltung. Wer seine Lohnabrechnung in fremde Hände gibt, sollte deshalb den Outsourcing-Anbieter genau auswählen. Die Experten von Exact Software geben fünf Tipps, um schwarze Schafe auf dem Markt zu erkennen.

Der bisherige Lohnbuchhalter kündigt, die ständigen Gesetzesänderungen werden zu viel oder der administrative Aufwand ist nicht mehr tragbar: Immer mehr Unternehmen übergeben ihre Lohn- und Gehaltabrechnung einem externen Experten. In punkto Sicherheit, Fachwissen und Erfahrung sind gute Dienstleister fast nicht zu toppen, und auch die Einführung neuer Systeme wie zum Beispiel mobile Zeiterfassung erleichtern sie enorm.

Anders sieht es aus, wenn man an einen BPO-Dienstleister gerät, der es mit Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit nicht so genau nimmt – oder der Entgeltabrechnung ohne speziell geschultes Personal als Nebenangebot im Portfolio führt. Dann sind Fehler und unzufriedene Mitarbeiter praktisch vorprogrammiert.

Tipp 1: Transparenz – Mit offenen Karten spielen
Leistungsbeschreibungen wie Service Level Agreements (SLAs) definieren schwarz auf weiß, welche Leistungen der Vertrag umfasst. Dazu zählen unter anderem Reaktions- und Lösungszeiten, Mängelbeseitigung, Mitwirkungspflichten des Kunden, Vergütungsberechnung und Kündigungsfristen – aber auch, inwieweit sich der Dienstleistungsvertrag bei Mitarbeiterfluktuation ändert. Möchte ein Outsourcing-Anbieter nicht auf Fragen zu den Arbeitsvorgängen oder zu Datenschutzthemen antworten, sollte man alarmiert sein.

Tipp 2: Sicherheit geht vor
Es sollten nur Dienstleister in Frage kommen, die das deutsche Datenschutzrecht und den Umgang mit personenbezogenen Daten ernst nehmen, damit Unbefugte auf keinen Fall Zugriff auf sensible Daten erhalten. Dafür notwendig ist ein zertifiziertes Rechenzentrum, das seine Daten auf mehreren Festplatten speichert und per SSL-Verschlüsselung und gesichertem Login strenge Zugriffskontrollen garantiert. Will ein Dienstleister nicht offenlegen, was mit den Daten nach der Vertragskündigung passiert, und verweigert Nachweise über den Ablauf der Sicherheitsvorkehrungen, so sind Zweifel an seiner Vertrauenswürdigkeit angebracht.

Tipp 3: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Die Korrektheit und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung muss jederzeit überprüfbar sein. Dazu braucht es einen persönlichen Ansprechpartner, der zu festen Geschäftszeiten gut erreichbar ist und auf jede Frage – abgesehen von Internas des Dienstleisters – Antwort geben kann. Ist der Unternehmenssitz nicht in Deutschland, erschwert sich die Kontrollierbarkeit enorm. Um jederzeit Einsicht in die Daten zu erhalten, sollte ein Lesezugriff per Online-Login oder eine mobile App zur Verfügung stehen.

Tipp 4: Kompetenz – Wissen ist Macht
Profunde Kenntnisse im Payroll-Bereich, über aktuelle gesetzliche Änderungen sowie über spezifische Abrechnungsmodalitäten zum Beispiel im Bau und Öffentlichen Dienst sind für einen guten Dienstleister selbstverständlich. Außerdem dokumentieren die Kreditwürdigkeit und eine Wirtschaftsauskunft des Dienstleisters dessen Markterfolg und damit die Qualität des angebotenen Services. Namhafte Referenzkunden weisen auf die Reputation, das Maß an Kundenzufriedenheit auf die Zuverlässigkeit hin.

Tipp 5: Qualität hat seinen Preis
Bei unverhältnismäßig günstigen Anbietern stellt sich die Frage: Sind die Dienstleister neu am Markt und loten nur ihre Marktposition aus, um später den Preis stark zu steigern? Wollen sie mit Dumpingpreisen ihre Mitbewerber ausstechen? Zu unerfahrene Anbieter können keine Nachhaltigkeit gewährleisten: Die Gefahr ist hoch, dass sie nicht am Markt bestehen bleiben und nach kurzer Zeit ein erneuter Wechsel notwendig wird. Zudem bringen gut geschultes Personal und dessen ständige Weiterbildung deutlich höhere Kosten mit sich als minder qualifizierte Mitarbeiter. Wer das Preis-Leistungs-Verhältnis richtig einschätzt, kann eventuellen Fehlerquellen vorbeugen.
(Exact Software: ra)

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