Otto Group vertraut bei Rechnungen auf sgh Service
Erfolgreiche Auslagerung des Rechnungseingangs spart 76 Prozent der Kosten ein
Outsourcing im Rechnungswesen: Steuerkonformen und revisionssicheren Empfang von Papierbelegen und elektronischen Rechnungen
(06.08.09) - Die Hamburger Otto Group, mit über zehn Milliarden Euro Umsatz eines der weltweit erfolgreichsten Handels- und Dienstleistungsunternehmen, hat ihre Rechnungseingangsbearbeitung an die sgh Service AG ausgelagert. Die Full-Service-Dienstleisterin für Outsourcing im Rechnungswesen verarbeitet die Eingangsrechnungen der Otto Group und unterstützt das international tätige Unternehmen bei der Optimierung der Prozesse in der Unternehmensverwaltung.
Die Lösung der sgh ermöglicht den qualitätsgesicherten, steuerkonformen und revisionssicheren Empfang von Papierbelegen und elektronischen Rechnungen.
Die zunächst noch in der Otto Zentrale eingescannten Papierrechnungen werden als TIFF-Dateien über eine gesicherte Verbindung in die Hildesheimer Zentrale der sgh übertragen. Hier werden diese Dateien automatisiert extrahiert sowie qualitätsgesichert validiert und anschließend in einer Online-Plattform, dem SGH-Online Document Center (ODC), bereit gehalten.
Die Einführung einer internen OCR-Lösung bei der Otto Group brachte nicht den gewünschten Erfolg und führte zu dem Entschluss, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen: "Unsere Erfahrung zeigt, dass die Charakteristik von Handelswarenrechnungen Ansprüche an die bei uns eingesetzte OCR-Lösung stellt, die nicht oder nur mit hohem technischen Aufwand erfüllt werden können. Deshalb haben wir uns für das Outsourcing entschieden", erläutert Michael Felix, Leiter Service Center Lieferantenverkehr bei der Otto Group. "Ein spezialisierter Dienstleister wie die sgh ermöglicht deutlich bessere Datenqualitäten und erschließt größere Einsparpotenziale für uns."
Die Otto-Fachkräfte konnten schnell in die neue Prozesslandschaft eingewiesen werden. Die Flexibilität der sgh, die Leistung je nach Bedarf skalieren zu können, sorgt für deutlich verkürzte Durchlaufzeiten. Auch die Qualität der zur Verfügung gestellten elektronischen Daten überzeugte das Handelsunternehmen: Die Bewertungen liegen bei "gut bis sehr gut".
Michael Felix, von der Otto Group, ist mit den schnellen Ergebnissen zufrieden: "Wir haben die Personal- und Sachkosten bei der Erfassung einer durchschnittlichen Handelswarenrechnung deutlich senken können. Die erwartete Kostenreduzierung ist somit sehr deutlich eingetreten, die Einsparquote liegt bei 76 Prozent." (sgh Service: ra)
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