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Funktionsweise des Mailarchivs

Backup von Office365-Daten: Datensicherung für Microsoft365 ist auch in der Cloud unverzichtbar
Korruption von Dateien sind nur einige der möglichen Ursachen für Datenverlust

Von Alessa Wesener, Head of Corporate Communications and Marketing bei Netzlink Informationstechnik

Die E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien in Unternehmen, sondern auch eines der wertvollsten Informationsressourcen. Diese Informationen sicher und gleichzeitig effizient zu verwalten und zu nutzen ist oft eine Herausforderung für viele mittelständische Unternehmen. Die Gefahr, dass die wertvollen Daten verloren gehen könnten, ist omnipräsent und die Risiken für Datenverlust sind vielfältig. Cyberangriffe, versehentliches oder sogar vorsätzliches Löschen von Daten durch Mitarbeitende, Umkonfiguration von Anwendungen oder Korruption von Dateien sind nur einige der möglichen Ursachen für Datenverlust.

Ein solcher Vorfall kann Unternehmen schnell in eine bedrohliche Situation bringen, wenn z. B. geheime oder vertrauliche Daten verlorengehen. Auch wenn Dienste wie Sharepoint365 oder OneDrive eine Daten-Versionierung bieten, ersetzen diese Funktionen keine Datensicherung. Mailbackup und Mailarchivierung sind darum wesentliche Bestandteile sicherheitsbewusster Unternehmen, verfolgen aber durch verschiedene Ansätze unterschiedliche Ziele. Welche das sind und wo die Unterschiede liegen, erläutert Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware beim IT-Dienstleister Netzlink Informationstechnik.

Die Mailarchivierung zielt darauf ab, Kopien aller E-Mails langfristig sicher, originalgetreu, schnell wieder auffindbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies ist die Basis für ein professionelles Informationsmanagement, das auch etwaige rechtliche und regulatorische Anforderungen (z. B. DSGVO) berücksichtigt.
"In einem zertifizierten Mailarchiv werden E-Mails und Anhänge in einem durchsuchbaren und manipulationssicheren Format gespeichert. Archivierungssysteme ermöglichen es, den Zugriff auf historische E-Mails zu verwalten und sicherzustellen, dass bestimmte Nachrichten für einen definierten Zeitraum unlöschbar, also sicher aufbewahrt sind", erläutert Holger Priebe. "Dabei sind auch Durchsuchbarkeit und Indexierung für einfache Retrieval- und Compliance-Anforderungen gegeben. Die Aufbewahrungsparameter können Unternehmen schließlich nach bestimmten Kriterien selbst festgelegen, um individuelle Anforderungen zu berücksichtigen."

Mit einem Mailbackup werden wichtige Daten (beispielsweise das E-Mail-Archiv) über einen zumeist kurz- bis mittelfristigen Zeitraum gesichert, um diese bei Bedarf wiederherstellen zu können. Dies gewährleistet, dass geschäftskritische Systeme und Daten auch in Notfall-Szenarien (z. B. bei Systemausfall oder Ransomware-Attacken) verfügbar bleiben.
Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Sicherheitskopien von E-Mail-Daten, die im Notfall verwendet werden können. Ein Mailbackup sorgt somit dafür, dass Mails schnell wieder verfügbar sind, sollten diese verlorengehen. Es schützt vor versehentlichem Löschen von Mails oder anderem unvorhergesehenen Datenverlust. Professionelle Mail-Backup-Systeme können vollständige Mailpostfächer bis hin zur einzelnen E-Mail aus einem gesicherten Postfach innerhalb kurzer Zeit wieder zur Verfügung stellen. Außerdem besteht die Wahl, wo die Daten gespeichert werden können: lokal, in der Cloud oder ganz woanders.

Backup von Microsoft365-Daten
"Nutzen Unternehmen Microsoft365-Lösungen, ist im Leistungsumfang eines Tenants standardmäßig kein Backup enthalten", mahnt Holger Priebe, Teamleiter Microsoft und VMware beim IT-Dienstleister Netzlink Informationstechnik. "Nutzen Unternehmen Microsoft365-Lösungen, ist im Leistungsumfang eines Tenants standardmäßig kein Backup enthalten", mahnt Holger Priebe. "Auch wenn das Risiko eines Datenverlusts gering ist, müssen sich Verantwortliche und Administrator*innen mit dem Thema der Backup-Sicherung separat auseinandersetzen, um etwaige Risiken auszuschließen. Eine Cloudumgebung wie Microsoft365 ist also kein "Rundum-Sorglos Paket". Beim Betrieb dieser Umgebung liegen die Daten in der Regel im Exchange Online (Mails), Teams, im OneDrive und im SharePoint365. Die Sicherung dieser Dienste muss im Datensicherungskonzept bedacht werden."

Bei der Auswahl der passenden Backup-Lösung sollten somit dringend verschiedene Parameter berücksichtigt werden:

Welche Anforderungen sind zu beachten?
Bevor man sich mit der Auswahl einer Microsoft365-Backuplösung beschäftigt, müssen die Anforderungen genau definiert werden. Das Requirements Engineering spielt – wie in allen IT-Projekten – eine wichtige Rolle, in die verantwortliche Administratoren und auch eine definierte Gruppe von Anwendern involviert werden müssen. Für Administratoren sind etwa Parameter wie eine schnelle Wiederherstellung und eine hohe Automatisierung der Lösung wichtig. Für die Buchhaltung hingegen liegt der Fokus beispielsweise auf der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Alle diese Anforderungen an eine mögliche Backup-Lösung müssen im Vorfeld der Auswahl klar definiert und dokumentiert werden.

Wohin sollten die Daten gesichert werden?
Neben der klassischen Datensicherung in eine bestehende, lokale Umgebung kann auch eine Cloud2Cloud-Sicherung in einen anderen Clouddienst sinnvoll sein. Bei der Sicherung in eine Cloud ist das Thema Datensicherheit und Datenschutz genau zu betrachten. Es gelten immer die Datenschutzbestimmungen des Landes, in dem die Daten liegen. Auch eine Verschlüsselung der gesicherten Daten ist obligatorisch. Bei einer Cloud2Cloud-Sicherung muss das Unternehmen selbst keine eigene Hardware vorhalten. Laufende Backup- und Recovery-Jobs gehen nicht zu Lasten der eigenen WAN-Anbindung. Einige Lösungsanbieter von Microsoft365-Backupsystemen bieten bereits skalierbare Cloud Repositories als Backupspeicher mit an. Am Ende muss jedes Unternehmen entsprechend der eigenen Requirements und Auflagen selbst entscheiden, wo die Daten gesichert werden.

Wie oft sollten die Daten gesichert werden?
Wie oft welche Daten gesichert werden sollen, ergibt sich nach einer genauen Betrachtung des Datenbestandes. Nach einer entsprechenden Klassifizierung können sich auch unterschiedliche Datensicherungszyklen und Aufbewahrungszeiten ergeben. Für eine klassische Datenablage mit geringen Datenbewegungen kann eine tägliche Sicherung ausreichend sein, wohingegen eine Datenbank in der Produktion mehrmals täglich gesichert werden muss.

Wie viele Daten sollten vorgehalten werden?
Häufig wird in diesem Kontext die 3:2:1- Strategie empfohlen. Im Detail werden bei dieser Strategie drei Kopien der gesicherten Daten auf zwei unterschiedlichen Medien gespeichert, wovon eine Kopie extern (offline) gelagert werden sollte. Diese in der Theorie recht einfache Regelung kann in der Praxis jedoch zu großen Herausforderungen führen, wenn ein Unternehmen z. B. keinen geeigneten zweiten Standort zur Verfügung hat. Hier bieten IT-Dienstleister oder Cloud-Hoster entsprechende Lösungen, um Backups verschlüsselt innerhalb von Deutschland offline via S3-Schnittstelle abzulegen.

Microsoft365-Backup as a Server (BaaS)
Die Beweggründe, Datensicherungen nicht am eigenen Standort zu speichern, sind vielfältig. Hier können technische und/oder betriebswirtschaftliche Aspekte eine Rolle spielen: Die Anschaffung, der Betrieb und die Administration einer eigenen Backupinfrastruktur ist extrem kostenintensiv und die Durchführung des Backups erfordert qualifiziertes IT-Personal mit den entsprechenden zeitlichen Ressourcen.

Mailbackup und Mailarchivierung sind zur Datensicherung unverzichtbar. In vielen Fällen ergänzen sich beide Funktionen, denn wenn sie zusammen genutzt werden, bilden sie eine robuste Lösung für das ganzheitliche effiziente Management von E-Mail-Daten. Diese erfüllt die Anforderungen von Compliance, Sicherheit und Geschäftskontinuität. Fest steht, dass Mails niemals einfach ungeschützt und ohne Plan B in Postfächern belassen werden sollten, während Unternehmen auf das Beste hoffen und Risiken ausblenden. IT-Dienstleister unterstützen bei der Auswahl und der Umsetzung des für jede Organisation passenden Vorgehens. (Netzlink Informationstechnik: ra)

eingetragen: 04.07.24
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