Automatisierung sämtlicher Outbound-Prozesse

Print Services für kosten- und prozessoptimierten Postausgang
Konsolidierung der unternehmensinternen Print-Prozesse als Vorstufe zu e-Invoicing

(21.06.10) - Crossgate bietet mit den "Print Services" und den "e-Invoicing Services" die Automatisierung sämtlicher Outbound-Prozesse wie Rechnungen, Mahnungen, Geschäftsbriefe oder Infosendungen an. Bereits nach einer Woche können die Daten direkt aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem per Druckertreiber oder als Batch versendet werden. Der anschließende Druck, die Kuvertierung, die Frankierung und der Versand erfolgen dann vollautomatisch.

Papierlose Rechnungen werden als PDF oder EDI dann UstG-konform verschickt und auf Wunsch revisionssicher archiviert. Der elektronische Rechnungsausgang spart neben Porto und Versand die Bearbeitungszeit und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess erheblich. Die Print Services sind Teil der "Complementary Services" von Crossgate, die sämtliche Prozesse rund um das Invoice Management in den verschiedenen Stufen von Scan/OCR über Druck bis zu EDI abdecken.

Der Rechnungsausgang nimmt heute in den Unternehmen einen großen Anteil der ausgehenden Papierdokumente ein. Die Prozesse rund um Erstellung, Ausdruck und schließlich Versand der Rechnungen sind überaus zeit- und kostenintensiv. Oft fehlen einheitliche Layoutvorgaben und Portorabatte können nicht genutzt werden, Prozess- und Transaktionsmonitoring sind ebenfalls selten unternehmensübergreifend vorhanden. Crossgate hilft bei der Umstellung auf den papierlosen Rechnungsverkehr und bietet als eine erste Stufe die Eliminierung der Print-Prozesse im Rechnungsausgang an. Mit den Print Services und damit der Auslagerung des Postversands lassen sich Arbeitszeit und Kosten einsparen.

Liquidität und Nachhaltigkeit
Crossgate kümmert sich im Rahmen seiner Print Services auch um die Kunden der Kunden. Letztere können selbst bestimmen, in welchem Format sie die Rechnungen erhalten wollen – vom Brief über PDF bis EDI ist hier alles möglich. Mit seinem Roll-Out-Management stellt Crossgate sicher, dass bei der Umstellung keinerlei Liquiditätsverluste entstehen, da der papierlose Rechnungsempfang dank dieser Wahlmöglichkeiten auf hohe Akzeptanz stößt. Damit einher geht in der Regel auch eine deutlich schnellere Bezahlung der Rechnungen. Die dadurch verringerten Finanzierungskosten schlagen sich – um ein konkretes Beispiel zu nennen – bei einem angenommenen Umsatz von 1 Milliarde Euro mit einer Zinsersparnis von 200 Millionen Euro nieder - das ist ein beachtlicher Liquiditätsvorteil.

"Die Konsolidierung aller anfallenden Print-Prozesse ist im Grunde nur der erste Schritt. Wir nehmen unseren Kunden dabei den Umgang mit dem Papier ab. Die logische zweite Stufe in diesem Prozess ist dann die komplette Eliminierung des gesamten Papiers, sowohl im Postein- als auch -ausgang", erklärt Oliver van der Linden, Vice President bei Crossgate. "Die Print Services sind dementsprechend der ideale Migrationspfad zur zweiten Stufe, dem umfassenden elektronischen Datenaustausch wie beispielsweise e-Invoicing oder EDI. Der Versand über unser B2B-Netzwerk garantiert den Unternehmen die einfache Abwicklung hochvolumiger Datenmengen – und ist damit der entscheidende Schritt zum komplett papierlosen Büro. Es ist für uns selbstverständlich, beide Stufen im Portfolio zu haben."

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Darüber hinaus garantiert Crossgate die Einhaltung der Compliance für Rechnungsprozesse in über 35 Ländern. Gesetzesänderungen, wie etwa die neuen EU-Mehrwertsteuerrichtlinien, werden durch das Compliance-Monitoring zuverlässig und zeitnah umgesetzt. (Crossgate: ra)

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