SaaS für die Dokumentenprozess-Automatisierung

Software-as-a-Service zur Automatisierung des Rechnungseingangs
Weg von der manuellen Rechnungsbearbeitung mit einem Scanner und einer Internetverbindung

(18.08.09) - Esker, Anbieterin für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, bietet ab sofort eine Software-as-a-Service (SaaS) zur automatisierten Rechnungsbearbeitung an. Damit steht eine Alternative zur Softwareanwendung bereit, die sich ebenfalls im Esker-Portfolio befindet. Die SaaS-Lösung richtet sich an Kunden, die eine eigene Software-Lösung weder betreiben noch in Infrastruktur oder in Lizenzen und Hardware investieren möchten. Ein Scanner und eine Internetverbindung reichen aus, um den neuen Service in Anspruch zu nehmen.

Nach wie vor werden ca. 80 Prozent der Lieferantenrechnungen in Unternehmen in Papierform empfangen. Bei einem manuellen Verarbeitungsprozess, werden sie in Papierform zur sachlichen Freigabe durch das Unternehmen geschleust und bleiben nicht selten liegen oder verschwinden ganz. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig, intransparent, und überdies müssen die Rechnungsdaten manuell zur Buchung in das Buchhaltungs- oder ERP-System eingegeben werden.

Um diesen sog. Accounts Payable-Prozess zu beschleunigen und verbessern, kann die SaaS-Lösung von Esker eingesetzt werden. Somit steht ein schnell nutzbares Angebot zur Verfügung, bei dem ein Scanner und eine Internetverbindung ausreichen, um eingehende Kreditorenrechnungen automatisiert zu bearbeiten. Der Nutzer zahlt lediglich eine Gebühr pro verarbeiteter Rechnung. Somit ist – anders als bei einer Software-Lösung - keine größere Anfangsinvestition nötig. Eine Anpassung an individuelle Unternehmensprozesse ist schnell möglich, ein Return on Investment (ROI) zügig erzielbar.

Der SaaS-Dienst zur Nutzung der automatisierten Rechnungsverarbeitung bietet:

	Datenerfassung: Rechnungen werden vom Dienstenutzer gescannt und zum "Esker SaaS" geschickt, der auf einer Esker-eigenen, hochverfügbaren Plattform betrieben wird. Dort werden alle Daten mittels OCR extrahiert. Die Daten stehen dann zur Prüfung in einer nutzerfreundlichen Weboberfläche über eine gesicherte Internetverbindung zur Verfügung.
	Datenprüfung und Freigabe-Workflow: Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung überprüfen die ausgelesenen Daten und können Buchungsinformationen – Buchungskreis, Sachkonten, Kostenstellen usw. – hinzufügen. Die Rechnung wird dann an den Einkäufer der entsprechenden Ware oder Dienstleistung nach vordefinierten Freigabe-Regeln geleitet, damit sie zur Zahlung freigegeben wird. Diese Freigaberegeln können mehrstufige Freigabeszenarien enthalten, ebenso Regelungen zur Urlaubsvertretung oder zur maximalen Höhe des Betrags, der freigegeben werden darf.
	Archivierung: Die gescannte Rechnung wird automatisch archiviert und indexiert und steht für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung. Länderspezifische Archivierungsvorschriften lassen sich berücksichtigen.
	Integration: Die Rechnungsdaten mit Buchungsinformationen werden für die Übernahme ins Buchhaltungs- oder ERP-System in einem Datensatz zur Verfügung gestellt, z.B. als XML, TXT oder CSV.
	Nachvollziehbarkeit und Berichtswesen: Die Lösung stellt die Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsprozesses für jede einzelne Rechnung sicher.
	Verbrauchsabhängige Bezahlung (Pay per Use)

"Diese Software-as-a-Service-Lösung ist ein weiteres Ergebnis unserer Aktivitäten im Bereich der Automatisierung von Dokumentenprozessen mit Software-Anwendungen und unseren sog. On Demand-Services, die mittlerweile von mehr als 3.000 Unternehmen weltweit genutzt werden", erläutert Jean-Michel Bérard, CEO von Esker. "Unternehmen, die dem Trend zum Outsourcing folgen, können wir hier die Möglichkeit bieten, papierbasierte Prozesse zu reduzieren, Kosten zu senken, Skonti auszunutzen und generell die Verarbeitungszeit und -qualität bei den Kreditorenrechnungen zu verbessern."

Dokumentenprozessautomatisierung "on Demand" ist wichtiger Baustein der Esker-Strategie
Der neue Dienst zur Kreditorenrechnung-Verarbeitung erweitert Eskers SaaS-Portfolio, welches eingeführte Services wie Fax on Demand oder Mail on Demand – outgesourctes Verarbeiten von Faxen oder Postversand – beinhaltet. "Dieser neue Dienst ist der erste von weiteren geplanten, die wir mit Hilfe des Venture Capital-Unternehmens OSEO entwickeln. Im Laufe dieses Jahres werden wir ebenfalls einen Service zur automatisierten Verarbeitung von Aufträgen anbieten", kommentiert Jean-Michel Bérard mit Blick in die Zukunft.

Mit On Demand-Services, die weltweit zur Verfügung stehen, hat sich Esker seit 2005 als Anbieterin von SaaS-Angeboten im Bereich der Dokumentenprozess-Automatisierung etabliert. Diese SaaS-Angebote stehen mittlerweile gleichberechtigt neben den entsprechenden Software-Lösungen im Portfolio von Esker. 2008 betrug der mit SaaS erzielte Umsatz 26 Prozent des Gesamtumsatzes von Esker und soll konsequent weiter ausgebaut werden. Die SaaS-Infrastruktur von Esker verarbeitet derzeit mehr als 60 Millionen Seiten im Jahr und wird von 25.000 Nutzern verschiedener Unternehmen wie Euler Hermes, Citroen, Fenwick, Manpower, Microsoft, Samsung eingesetzt. (Esker: ra)

Esker Software: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Dokumenten-Management und ECM

Dokumentenmanagement auf SaaS-Basis DocuWare bietet ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) ab sofort auch als Software-as-a-Service (SaaS) an. Die SaaS-Lösung "DocuWare Online" ermöglicht es, Papierunterlagen, E-Mails, Dateien und elektronische Belege Cloud-basiert zu archivieren und zu bearbeiten. Besonders attraktiv ist das Lizenzmodell: Die Anzahl der Benutzer eines Unternehmens ist unbegrenzt, die Preispakete unterscheiden sich nur im Dokumentvolumen.
DMS-Systeme mit Collaboration-Funktionalität Die Einführung eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) stand aufgrund der stetig wachsenden Informations- und Dateiflut in den vergangenen 24 Monaten ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Um auch die Zusammenarbeit und den Austausch von umfangreichen Dokumenten mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Außendienstmitarbeitern zu vereinfachen, setzen immer mehr Unternehmen auf die Software-as-a-Service (SaaS)-basierten Filesharing- und DMS-Lösungen.
Automatisierte Dokumentenprozesse Esker, Anbieterin von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse, kündigt eine neue Version der "Esker on Demand-Services" an. Sie enthält zusätzliche Funktionen zur automatisierten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, vor allem im internationalen Kontext. So lassen sich Lieferantenrechnungen nach Formaten und anderen dokumentspezifischen Merkmalen in über 20 Ländern bearbeiten, darunter Rechnungslayout, Papiergröße, Währung, Datumsformat, Steuernummer, Kontenrahmen usw.
Lebenszyklus eines Dokuments dokumentieren Mit einer Human Resource (HR)-Lösung will die Brainloop AG den Personalabteilungen in den Unternehmen den gesetzeskonformen Umgang mit digitalen Bewerberunterlagen ermöglichen. Die Dokumente werden per Link an die Entscheider verteilt und sind durch ein zweistufiges Authentifizierungsverfahren automatisch vor unbefugter Einsicht geschützt. Nach Ablauf des Bewerberprozesses werden alle Kopien nachweisbar gelöscht.
Webbasierte Dokumentenmanagement-Lösung "DriveOnWeb Business" von abilis GmbH IT-Services & Consulting bietet für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler eine webbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, mit welcher sie über das Internet Dateien sicher und einfach verwalten und mit Partnern global teilen können.
On-Demand-ECM als Open Source Alfresco Software, Anbieterin von Open-Source-Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM), hat den Start eines ersten Beta-Programms für ihre neue "Alfresco SMB Edition" angekündigt. Die schlüsselfertige "Alfresco SMB Edition" wurde als direkt einsatzfähige Cloud-basierte Appliance entwickelt und steht in der "Amazon Elastic Compute Cloud" ("Amazon EC2") auf der Amazon-Web-Services-Plattform zur Verfügung. Diese neue Version der bekannten ECM- und Social-Collaboration-Software von Alfresco richtet sich speziell an die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen (KMU).
SaaS beschleunigt Onlineprojekte Contens Software stellt auf der CeBIT 2010 in Hannover erstmals eine Anbindung ihrer Content Management-Technologie an die "Google Search Appliance 6", ein neues Software-as-a-Service (SaaS)-Angebot und zahlreiche weitere Verbesserungen vor. Die mit ausstellenden Partner Intergral und Railo Technologies zeigen mit "ShareDox" eine DMS-Anbindung und mit Railo einen leistungsstarken Open Source CFMLServer.
On Demand-DMS für Privatpersonen Mit der Home-Version von "GateOnDemand.com" von major soft GmbH sollen ab sofort auch Privatanwender von den Vorteilen einer Dokumentenmanagementlösung profitieren können. Als Online-Plattform bietet "GateOnDemand.com" eine einheitliche Oberfläche für die Verwaltung und sichere Archivierung von privaten Dateien, Dokumenten (Briefe, Zeugnisse, Rechnungen etc.), Bildern und E-Mails.
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ECM-Software als Software-as-a-Service Hyland Software bringt mit "OnBase OnLine" (Obol) Express" eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung heraus, um Versicherungsunternehmen eine flexible, bewährte und schnell zu installierende (Enterprise Content Management) ECM-Software-Suite bereitzustellen, die ohne Investitions- und mit geringen IT-Kosten auskommt.

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