Konzepte für die sichere und gesetzeskonforme Langzeitarchivierung im Unternehmen (mit Marktübersicht) Disk / Tape und SAN / NAS und Cloud Computing
Welche Langzeitarchivformate gibt es, wie werden Aufbewahrungs-/Vernichtungsfristen eingehalten, wie Stellt man die Echtheit von Inhalten sicher? welche Archivträger lassen sich nutzen? Welche Normen für die Langzeitarchivierung müssen eingehalten werden? Daten langfristig sichern zu müssen, stellt Unternehmen oft vor immense Probleme. >> Nicht nur die Wahl der Medien (Disk / Tape) und >> Technologien (SAN / NAS) muss bedacht werden, >> auch Kostengesichtspunkte spielen eine Rolle.
Vielfach stellt sich mit der Herausforderung "Archivierung" unternehmensintern auch gleich die >> Grundsatzfrage: Einstieg ins Cloud Computing: ja oder nein? >> Public oder Private Storage Cloud?"
Und richtig Schwung kommt in die Diskussion, müssen bei der Langzeitarchivierung auch >> Compliance-Gesichtspunkte beachtet werden.
Standards wie ArchiSig und ArchiSafe
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Die revisionssichere elektronische Archivierung setzt Archivsysteme voraus, die den Datenbestand nach gesetzlichen Vorgaben und internen Vorschriften sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Die verwendeten Datenformate müssen dabei eindeutig, zuverlässig und langfristig interpretierbar sein. Die Daten müssen wirksam gegen ein mögliches Überschreiben geschützt und die technische Infrastruktur stabil verfügbar sein.
Untersuchung: Der deutsche StaaS-Markt
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Das rasante Wachstum von Unternehmensdaten treibt die Entwicklungen im Storage-Markt nach vorne. Der unaufhörlich steigende Bedarf an flexibler Speicherkapazität, vor allem die enorme Zunahme an unstrukturierten Datenformaten wie E-Mail etc., stellt IT-Anwender vor gro?e Herausforderungen beim Archivieren und beim Backup. Hersteller sind gefordert, auf diese Probleme - mit den richtigen Produkten und Services - zu reagieren. Das neue Multi Client-Projekt von IDC "Storage-as-a-Service: Anwenderpräferenzen und Trends in Deutschland, 2009/2010" bietet Anbietern von Storage-as-a-Service-Lösungen (in Anlehnung an SaaS, Software-as-a-Service) Gelegenheit, sich an dem Projekt zu beteiligen.
Der neue Trend heißt Storage-as-a-Service
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Angesichts der unsicheren Wirtschaftslage kämpfen alle, große genauso wie kleine Unternehmen, mit immer knapperen IT-Budgets. Bei gleichzeitig gestiegenen gesetzlichen Anforderungen - Stichwort Compliance -, dem enorm anwachsenden digitalen Datenbestand und nicht zuletzt dem zunehmenden Kostendruck suchen Firmen und Organisationen aller Größen nach praktikablen Lösungen für die sichere Verwaltung ihrer digitalen Daten. On-Demand-Technologielösungen wie SaaS (Software-as-a-Service) und STaaS (Storage-as-a-Service) bieten hier interessante Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Iron Mountain Digital, Spezialistin für digitale Informationssicherung, hat daher die wichtigsten Punkte für die Wahl eines STaaS-Anbieters in einer Checkliste zusammengefasst.
Digitalisierung von wichtigen Kulturgütern
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So einfach die Idee klingt, es ist natürlich eine Mammutaufgabe, mehrere Tausend Jahre Kulturgeschichte aus den Museen, Archiven und Bibliotheken der Welt in das digitale Zeitalter zu übertragen. Dabei sind die Kosten - natürlich - ein entscheidendes Hemmnis.
E-Mail-Archivierung durch ECM
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Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
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Auf die gesetzlich festgelegten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich das Finanzamt während einer Betriebsprüfung (Stichwort: Digitale Betriebsprüfung). Laut § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung muss jeder Gewerbetreibende bereits seit Januar 2002, ohne Einschränkung hinsichtlich Größe und Art des Unternehmens, steuerbezogene Informationen bis zu zehn Jahre in digital auswertbarer und strukturierter Form aufbewahren. Zeitraubendes Sichten unzähliger Mikrofilme und Aktenordner durch Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer sollte durch diese Vorschrift ebenso vermieden werden wie Dokumentationslücken.
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