Sichere, webbasierte Informationsbereitstellung

Volksbank Dreieich setzt auf moderne Aufsichtsratskommunikation mit Brainloop
Ab sofort alle für die monatliche Sitzung relevanten Unterlagen im "Brainloop Secure Dataroom"

(27.01.12) - Die Volksbank Dreieich mit einer Bilanzsumme von rund 1 Mrd. Euro wird von insgesamt 10 Aufsichtsräten kontrolliert. Um den Anforderungen der BaFin an eine qualifizierte Vorbereitung des Gremiums zu genügen, stellt das Geldinstitut den Aufsichtsräten ab sofort alle für die monatliche Sitzung relevanten Unterlagen einige Tage vorher im "Brainloop Secure Dataroom" zur Verfügung. Die sichere, web-basierte Informationsbereitstellung ermöglicht den Mitgliedern des Gremiums die Lektüre der Dokumente rund um die Uhr und unabhängig vom Aufenthaltsort.

Die Finanzmarktkrise 2008 veranlasste die BaFin, weitergehende Anforderungen an die Tätigkeit von Aufsichtsräten zu definieren. Um eine gute Sitzungsvorbereitung zu ermöglichen, sollte die Bank dem Aufsichtsrat Unterlagen und alle für die Beschlussfassung relevanten Informationen zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Aufsichtsratssitzung zur Verfügung stellen.

"Vor Einführung von Brainloop haben wir unseren Aufsichtsräten die Sitzungsmappen aufgrund der hohen Vertraulichkeit nur in Papierform vor Beginn der monatlichen Sitzung vor Ort zur Lektüre vorgelegt. Die anschließende Klärung von Detailfragen und der Abgleich unterschiedlicher Informationsstände nahmen dementsprechend viel Raum ein", beschreibt Jochen Porath, Bereichsleiter für Vorstandsassistenz bei der Volksbank Dreieich, das Prozedere in der Vergangenheit. Heute können die Aufsichtsräte webbasiert bereits einige Tage vor der Sitzung im "Read-Only"-Modus auf die Unterlagen zugreifen und sich mit den an zentraler Stelle komprimiert und vollständig vorhandenen Dokumenten auseinandersetzen. Diese Art des Informationsaustauschs ist sicher, bequem und äußerst effizient.

Die Umstellung auf das Arbeiten mit der Brainloop-Lösung haben die Aufsichtsräte positiv aufgenommen. Die strukturierte Ablage der Dokumente mit fortlaufender Nummerierung ist übersichtlich und gestattet, dass relevante Einzeldokumente punktuell über ein Inhaltsverzeichnis gesucht werden können. Dieses vereinfacht den Umgang mit den bis zu 200 Seiten starken Sitzungsmappen erheblich. Die Abklärung von Detailfragen im Vorfeld der Sitzung ermöglicht zudem, dass die Ergebnisse bereits aufbereitet in der Sitzung präsentiert werden können. Die Zusammenarbeit wird dadurch verbessert und erfolgt zielorientiert und effizient. (Brainloop: ra)

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Schutz vertraulicher Dokumente

Die Brainloop AG mit Firmensitz in München und Boston ist der führende Anbieter von Document Compliance Management-Lösungen für den hochsicheren Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Die Lösungen ermöglichen die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe und Änderungen eines Dokumentes und somit die Einhaltung der Compliance-Auflagen.

Zu den Kunden der Brainloop AG zählen Deutsche Telekom, ThyssenKrupp, Eurocopter, Postbank AG, Sky (Premiere), PricewaterhouseCoopers, RWE und die Landesbank Berlin sowie führende Anwaltskanzleien und Investmentbanken, die den Brainloop Datenraum als Software-as-a-Service (SaaS) nutzen.

Der Brainloop Secure Dataroom ist ein webbasierter Datenraum, mit dem die Ablage, Bearbeitung und Verteilung von streng vertraulichen Dokumenten im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg abgesichert werden kann. Die Lösung schützt unternehmenskritische Informationen vor internen und externen Angreifern und Fehlhantierungen.

Alle Zugriffe und Aktivitäten im Datenraum werden protokolliert, transparent und nachvollziehbar. Der Brainloop Secure Dataroom wird beispielsweise in Vertragsverhandlungen, bei der Durchführung von Mergers & Acquisitions, beim Erstellen von Quartalsberichten und in der Kommunikation zwischen Vorstand und Aufsichtsrat eingesetzt.

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